Заголовок тимчасово відсутній

Для того щоб мати можливість законно проводити витрати по даному автомобілю потрібно оформити договір.

Договір оренди з власником-фізичною особою потрібно посвідчити нотаріально (ст. 799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

Договір позички з власником-фізичною особою також потрібно посвідчити нотаріально (ст. 828 ЦКУ).

Ще один варіант це компенсація використання власного автомобіля працівнику. Оформлення може бути на підставі заяви працівника та наказу керівника. Відповідно до ст. 125 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732, працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію).
Розмір і порядок цієї компенсації визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником.
Тобто, компенсація витрат за користування автомобілем працівника в господарській діяльності підприємства нараховується лише за час використання такого авто в межах робочого часу, а весь інший час працівник використовує своє авто на власний розсуд. А витрати, пов’язані з експлуатацією авто працівника в своїй діяльності, підприємство компенсує в розмірі, визначеному за домовленістю з працівником.
Для працівника це буде додаткове благо (п. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627), відповідно оподатковується ПДФО і військовим збором. ЄСВ не буде, бо така виплата є в переліку видів виплат на які не нараховується ЄСВ (п. 11 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text).

Однак при такій компенсації витрачене пальне потрібно буде проводити аналогічно компенсації, тобто з податками.

Раді допомогти, звертайтесь ще!