Заголовок тимчасово відсутній

У подорожніх листах доцільно обмежитися зазначенням витрат пального в літрах. Натомість в акті на списання ПММ обов’язково зазначайте і кількість (в літрах), і вартість (у гривнах) пального.

Подорожній лист є первинним документом, який підтверджує використання транспортного засобу, витрати пального та виконання завдання водієм з моменту його виїзду з підприємства і до повернення. Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 (далі – Закон про бухоблік), первинний документ має містити дані, необхідні для обліку відповідної господарської операції.

Тобто подорожній лист містить лише дані по витрати пального в натуральних показниках (у літрах), інформацію про час роботи водія. Оцінюють же такі витрати за іншими документами (акт списання палива, відомість із нарахування заробітної плати тощо).

Зазначення вартісних показників у гривнях не обов’язково в подорожньому листі. Таких показників не вимагали вказувати і раніше чинних типових формах подорожніх листів. Зокрема, йдеться про скасовані подорожні листи легкового автомобіля (типова форма № 3), форму якого визначав наказ Держкомстату від 17.02.1998 №74 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0149-98), та вантажного автомобіля (типова форма № 2-ТН), форму якого визначав наказ Мінтрансу та Мінстату від 29.12.1995 №488/346 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0488361-95#Text).

Підприємства наразі продовжують використовувати скасовані типові форми подорожніх листів легкового та вантажного авто. А за потреби на їх основі розробляють власні форми з усіма обов’язковими реквізитами первинних документів. Як правило, у цьому випадку форми типових подорожніх листів доповнюють додатковими рядками, необхідними для суб’єктів господарювання.

Використовуючи скасовані типові форми подорожніх листів або ж власнорозроблені форми, підприємства, як і раніше, проставляють у них дані про рух палива, пробіг транспортного засобу та витрати палива (фактичні та за нормою).

Дані про пробіг відповідно до скасованих типових форм подорожніх листів визначають за показниками спідометра до виїзду з гаража та після повернення. Хоча правильно говорити, що пробіг транспортного засобу визначають за показниками одометра. Позаяк саме цей пристрій і вимірює відстань, яку пройшов транспортний засіб. А от спідометр визначає швидкість руху транспортного засобу. Інша справа, що шкала одометра практично на всіх транспортних засобах інтегрована в шкалу спідометра. Тому свого часу під час розробки форми подорожніх листів визначили, що кілометраж визначають за даними спідометра.

Дані про фактичні витрати палива визначають за показниками датчиків рівня палива у баку або за допомогою спеціальних вимірювальних приладів визначення обсягу палива.

Описаний у подорожньому листі маршрут є підтвердженням зв’язку витрат на пально-мастильні матеріали з господарською діяльністю підприємства. Зарплату водіям, як правило, нараховують за годинними тарифними ставками за відпрацьований час. Подорожній лист - доказ того, що водій працював на маршруті.

Тож основна функція подорожнього листа - насамперед зафіксувати:

· фактичний пробіг (кілометри),

· витрати пального (у літрах),

· маршрут руху.

Тому в подорожніх листах варто зазначати:

· інформацію про транспортний засіб (марка, номер);

· дату складання документа;

· маршрут руху;

· пробіг транспортного засобу;

· витрати пального (у літрах).

Вказати вартість пального потрібно в акті на списання. Саме акт на списання ПММ використовується для визначення вартості витраченого пального та списання його з обліку підприємства. Складають такий акт на підставі первинних документів, таких як подорожні листи, накладні на відпуск пального тощо. Ці первинні документи разом з актом підтверджують фактичне використання палива та є підставою для його списання з балансу підприємства.

Форму такого акта законодавство не встановлює, тому складайте його у довільній формі. Але він має відповідати вимогам первинного документа, встановленим Законом про бухоблік (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155).

Акт списання пального має містити низку обов’язкових реквізитів та інформації, включаючи найменування документа, його номер та дату складання, назву підприємства, перелік транспортних засобів або устаткування, для яких списується паливо, із зазначенням їх марки, моделі, реєстраційних номерів, показань спідометрів. Крім того, в акті зазначають види пального, їх кількість, норми витрат палива та загальну суму списання. Документ також має містити підписи відповідальних осіб.

Тобто в акті списання, серед іншого, обов’язково зазначають:

· кількість списаного пального (у літрах);

· його вартість (у гривнях);

· підстави для списання (наприклад, дані з подорожніх листів).

Отже, у подорожніх листах фіксуйте лише кількість використаного пального (у літрах) і маршрут руху. В акті на списання зазначайте кількість пального (у літрах) і його загальну вартість у гривнях, щоб забезпечити коректне відображення витрат у бухгалтерському обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!