Заголовок тимчасово відсутній

Все залежить від того, чи веде Ваше підприємство облік податкових різниць.

Якщо Ваше підприємство не веде облік податкових різниць з р. III ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240616#n2502, то операцію з надання коштів благодійній організації - неприбутківцю Вам слід відображати суто за бухобліковими правилами. Тобто в декларації з податку на прибуток ця операція окремо не відображатиметься. Витрати, які виникають в такому разі в бухобліку (в повній сумі), у складі загального бухфінрезультату, осядуть у рядку 02 основної частини деки та й усе.
У бухобліку кошти, передані благодійній організації (незалежно від суми), одразу включають до складу витрат звітного періоду. Адже вибуває грошовий актив, який немає жодного відношення до операцій із власником. Відтак, чітко видно виконання критеріїв визнання бухвитрат (див. п. 5 та п. 6 НП(С)БО 16 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o14).
У бухзаписах означене перерахування можна показати так: Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті». Підставою для такого запису слугуватиме банківська виписка.

Якщо Ваше підприємство веде облік податкових різниць з р. III ПКУ, то передаючи кошти неприбутківцю, потенційно виникає необхідність застосовувати пп. 140.5.9 ПКУ. Згідно з ним бухфінрезультат до оподаткування треба збільшувати на суму коштів або вартості товарів, виконаних робіт, наданих послуг, безоплатно перерахованих (переданих) протягом звітного (податкового) року неприбутковим організаціям, внесеним до Реєстру неприбуткових установ та організацій на дату такого перерахування коштів, передачі товарів, робіт, послуг, у розмірі, що перевищує 4 % оподатковуваного прибутку попереднього звітного року.

Тож коригувальним платникам з метою оптимізації оподаткування краще безоплатно передавати неприбутківцям кошти в сумі, що не перевищує 4% оподаткового прибутку попереднього року (його беруть із рядка 04 деки за попередній рік).

Якщо ж Ви, як коригувальний платник, надасте благодійній організації кошти в сумі, що перевищує 4 % Вашого оподатковуваного прибутку за попередній рік, то в такому разі суму означеного перевищення Вам доведеться записати до рядка 3.1.9 додатка РІ. Відповідно з метою оподаткування такий "вершок" не братиме участь під час обчислення об'єкта обкладення податком на прибуток.

Щодо документів для здійснення обговорюваної операції відмітимо таке. Загалом ПКУ не регламентує це питання. І зрештою, для фіксації витрат цілком достатньо буде й банківської виписки, про яку ми вже вказували. Проте, якщо Ви матимете на руках лист-прохання або лист - звернення від благодійної організації, то це буде тільки додатковим підтвердженням здійснення такої операції і дозволить уникнути укладення договору у формі єдиного документу. Адже загалом допускається укладення договорів у т.зв. спрощений спосіб. Так, у ч. 1 ст. 207 ЦКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1173 визначено, що правочин вважають таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у т.ч. електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами.
До речі, Вам ще не завадить оформити наказ по підприємству про надання благодійної допомоги.

Раді допомогти, звертайтесь ще!