Заголовок тимчасово відсутній

Так, для ФОП, який використовує корпоративні картки для працівників, доцільно зберігати підтверджуючі документи (чеки) на витрати з цих карток, навіть якщо він не зобов’язаний вести облік витрат у межах спрощеної системи оподаткування (3 група, 5%).

Причини цього такі:

Підзвітні суми: Передача коштів працівникам для здійснення витрат в інтересах ФОП юридично створює підзвітні відносини. За Цивільним кодексом України (ст. 1006) підзвітна особа зобов’язана надати звіт про використання коштів.
Ризик визнання доходу: Якщо немає документів, які підтверджують господарське призначення витрат, податковий орган може розглядати ці витрати як дохід підзвітної особи (працівника). У такому випадку ФОП виступає податковим агентом і зобов’язаний утримати ПДФО, військовий збір і ЄСВ із суми такого доходу.
Нормативне підґрунтя:

ПКУ вимагає від ФОП ЄП-5% вести облік доходів, а витрати можуть враховуватися тільки платниками загальної системи (Стаття 177 ). Проте витрати, здійснені за допомогою корпоративних карток, без підтвердження їх цільового використання, потенційно можуть бути класифіковані як дохід працівників.

Підзвітність витрат регулюється Постановою Кабінету Міністрів України № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text, яка зобов’язує підзвітних осіб надавати підтвердження використання коштів у визначений термін.

Для використання корпоративних карток працівниками (на господарські потреби під час рейсів) ФОПу необхідно, щоб працівники надали звіт до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому кошти були витрачені. Такий звіт повинен включати підтверджуючі документи (чеки, рахунки, акти тощо) відповідно до пункту 5 Постанови № 841. Хоча використання корпоративних карток безпосередньо не згадане у Постанові, працівники вважаються підзвітними особами, і недокументовані витрати можуть бути визнані доходом фізичних осіб, що обкладатиметься податками.

Питання не врегульоване податковим законодавством достатньо, тому формально можна нічого з вищеказаного за законом не робити, але в цьому разі виникає ризик того, що податкові органи можуть трактувати ці операціїї фіскально.

Раді допомогти, звертайтесь ще!