Заголовок тимчасово відсутній

Рахунок не є первинним документом не тільки тоді, коли не має підпису особи, але й у будь-якому оформленні, оскільки він не містить відомостей про господарську операцію. Це інформаційний документ, який сповіщає покупця про реквізити оплати та зміст пропозиції постачальника. Рахунок-фактура сам по собі не створює юридичних зобов'язань для жодної зі сторін.

Однак сплачений рахунок набуває статусу первинного документа у сукупності з іншим первинним документом, який підтверджує оплату. Це можливо лише щодо послуг. Рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі в разі оплати послуг (Лист Міністерства фінансів України від 16.02.2017 року № 31-11410-06-5/4339 (далі - Лист № 31), Лист Головного управління ДФС у м. Києві від 31.03.2017 року № 6964/10/26-15-14-05-04-22 (далі - Лист № 6964), Лист Міністерства фінансів України від 22.08.2017 року № 35210-07/23-3364/2658).

Щодо наявності підпису — Закон про бухгалтерський облік, стаття 9 визначає обов'зкові реквізити первинного документу:

назва документа (форми);
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Таким чином, для первинного документа Закон про бухгалтерський облік також передбачає можливість навести і інші дані.

Зауважте, що для міжнародного розрахунку — інвойсу — відсутній обов'язковий реквізит у вигляді підпису. Це означає, що у рахунках, які використовуються у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД), підпис не є обов'язковим, і тому при митному оформленні рахунок може бути прийнятий без підпису.

Ця практика підтверджена частинами 2 пунктів 9.4 та 9.8 Рекомендацій № 18 Європейської економічної комісії ООН від 29.03.2001 року № 18 "Заходи щодо спрощення процедур міжнародної торгівлі" (ECE/TRADE/271). У цих рекомендаціях надається рекомендація уникати внесення "від руки" підписів на паперових документах, якщо це можливо. Лист Державної митної служби від 01.03.2011 року № 11/3-10.10/3339-ЕП "Щодо необхідності наявності підпису особи на рахунках" також погоджується з позиціями вище згаданих Рекомендацій № 18.

Варто відзначити, що відсутність підпису в інвойсах у ЗЕД не суперечить вимогам статті 9 Закону про бухгалтерський облік, оскільки ратифіковані Україною норми міжнародного права мають вищий пріоритет (згідно зі статтею 344 Господарського кодексу України і статтею 34 Митного кодексу України).

Якщо прямо відповісти на питання, чи можна здійснити оплату — якщо ваша посада передбачає ініціацію платіжних документів — слід керуватися правилами, встановленими на підприємстві. Може бути встановлено, що оплата здійснюється тільки після письмового розпорядження керівника, може бути встановлений інший порядок. Разом із тим, наявність підпису контрагента ще не робить рахунок обов'язковим для оплати. У будь-якому разі має бути рішення самого підприємства, оплачувати його чи ні, у особі керівника. Це може бути усне розпорядження, письмове, або заздалегідь встановлені універсальні процедури на всі випадки - що сплачувати, а що ні - тощо. Свою інформаційну функцію рахунок, який не містить підпису, виконує, якщо підприємство не має сумнівів, що рахунок надійшов від контрагента і підприємство знає, за що сплачує. Рахунок може надійти і у вигляді електронного повідомлення, у мессендежер тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!