Облік комунальних витрат у бухгалтерії: загальні принципи та нюанси

Давайте розглянемо Ваше питання:

Це цілком робочий варіант, і грубою помилкою він не вважається, але є кілька нюансів, які варто врахувати для «ідеального» обліку.

Згідно з п. 7 П(С)БО 16 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25 , витрати мають визнаватися одночасно з доходами. Оскільки ви виставляєте рахунки на компенсацію, у вас виникає дохід (Кт 703). Відповідно, собівартість цих послуг логічно списувати на Дт 903.

Ось декілька порад...

• Розподіл у наказі про облікову політику: Щоб у податківців не було питань, чому вся комуналка (і ваша, і орендарів) «летить» на 903, пропишіть у наказі, що витрати на комунальні послуги, які підлягають подальшому відшкодуванню, обліковуються на рахунку 903.
• Ваша частка: Те, що споживає сама організація для своїх адмінпотреб, за правилами має йти на 92 рахунок. Якщо суми вашого власного споживання незначні, зазвичай на це закривають очі. Але якщо ви хочете повної чистоти обліку:

- Суму за Excel-таблицею (те, що відшкодовують орендарі) - на Дт 903.

- Решту (ваше споживання) - на Дт 92 (або 91/93 залежно від діяльності).

• Документальне підтвердження: Ваша таблиця в Excel - це чудовий внутрішній документ. Головне, щоб на її основі ви складали бухгалтерську довідку або акти на відшкодування. Для обліку обов’язково потрібен первинний документ. Закон про бухоблік (ст. 9) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Висновок: Ви можете продовжувати так робити, але методично правильніше відокремлювати частину витрат, яку споживаєте саме ви (на 92 рахунок), щоб не викривляти собівартість послуг оренди.

Якщо ви не хочете ділити кожен рахунок вручну, пропишіть у Наказі про облікову політику: "Витрати на комунальні послуги, що підлягають відшкодуванню орендарями, включаються до собівартості послуг оренди (рах. 903). Власна частка споживання, яку неможливо виділити прямим шляхом, відноситься до загальногосподарських витрат (рах. 92) на підставі внутрішнього розрахунку (довідки)".

Раді допомогти, звертайтесь ще!