Одразу обговоримо: Сума компенсації, що виплачується працівнику на підставі наказу керівника за використання його власного автомобіля для поїздки у відрядження, вважається його додатковим благом, яке слід оподатковувати ПДФО на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України.

Коли працівник вирушив у відрядження і замість громадського транспорту скористався власним автомобілем, він має право отримати за це компенсацію. Але це не та компенсація, яку надають відрядженому працівникові на підставі авансового звіту.

У цьому випадку поняття транспортних витрат використовується не зовсім коректно. Договору з працівником немає, отже, не йдеться про відшкодування транспортних витрат у класичному розумінні. Це виключно компенсація за використання працівником власного транспорту (у більш широкому сенсі — використання власного транспорту або інструменту при виконанні робочих завдань). Сума такої компенсації встановлюється трудовим законодавством.

Зокрема, стаття 125 Кодексу законів про працю України (КЗпП) передбачає, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право на компенсацію за їх зношування (амортизацію).

Розмір і порядок виплати такої компенсації, якщо вони не встановлені нормативно, визначає власник або уповноважений ним орган за погодженням із працівником.

Таким чином, усі чеки на пальне, кілометраж та пов’язані з цим розрахунки залишаються поза бухгалтерським обліком підприємства. Це документи, які можуть бути використані для узгодження суми компенсації між працівником та підприємством. Тобто працівник може надати ці документи, але вони не є обов’язковими — сторони домовляються про суму компенсації в особі директора та працівника, і на цю суму видається наказ. Документи, які підтверджують витрати працівника на пальне у відрядженні, а також дані з Google Maps, можуть слугувати лише підтвердженням у перемовинах працівника та підприємства, коли вони домосляютья про компенсацю.

Інший варіант — у колективному договорі або інших внутрішніх актах може бути заздалегідь встановлено, яка саме компенсація (у твердій сумі або обрахована іншим чином) буде сплачуватися працівникам у разі використання їхнього автомобіля у службових справах.

Ця компенсація підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, проте ЄСВ на неї не нараховується. Компенсація є об'єктом оподаткування ПДФО та військовим збором, але звільнена від ЄСВ відповідно до пункту 11 Переліку виплат, на які не нараховується ЄСВ (Постанова Кабміну № 1170). Поняття «компенсація за використання особистого транспорту» також міститься у пункті 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженій наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5. При цьому вона не належить до фонду оплати праці.

Таким чином, на питання 1 та 3 я відповідаю, виходячи з наведеної вище інформації - правильним буде- будь- яке узгодження суми компенсаціїї, щодо якого сторони - працівник та підприємство - досягли згоди.

Роботодавець має виплатити добові, компенсувати витрати на квитки та проживання у відрядженні — ці виплати не оподатковуються, але на них потрібно мати підтверджувальні документи (окрім добових). Компенсація за використання власного автомобіля працівника — це окрема виплата. Якщо видавався аванс, частина якого є компенсацією використання автомобіля, необхідно було одразу утримати податки з цієї суми під час виплати. Якщо цього не було зроблено, це вже є порушенням.

Щодо питання 2, абзац 3 пункту 7 розділу І Інструкції № 59 говорить, що працівник за своєю ініціативою та з дозволу керівника може затриматися у відрядженні. У такому випадку, якщо він повертається пізніше, ніж зазначено в наказі, не виникає додаткового доходу на суму відшкодування витрат на проїзд. Проте це не стосується вашого випадку, оскільки витрати на проїзд для працівника не передбачені, адже він використовує власний автомобіль. Якщо відрядження не продовжене - то добові за зайвий день звісно не виплачуються.

Зазначимо, що використання автомобіля працівника у службових завданнях з компенсацією можливе не тільки під час відряджень, а й на місці роботи за необхідності. Працівник дає згоду на використання транспорту, узгоджується сума, видається наказ, сплачуються ПДФО та військовий збір, і виплачується компенсація. Сума встановлюється за домовленістю сторін і не обов’язково має враховувати кілометраж або витрати на пальне.

Оскільки ця виплата не входить до фонду оплати праці, у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку такі доходи відображаються з ознакою доходу «126», а в Д1 їх немає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!