Заголовок тимчасово відсутній

Оподаткування можна уникнути.

Згідно з пп. "б" пп. 170.9.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не оподатковується сума, надана під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала. Проте в вашому випадку кошти під звіт не видавалися, але все ж таки терміни звітування, передбачені п.170.9.3 ПКУ ввважаємо за потрібне застосовувати. Тобто працівник має подати звіт до закінсенння місяця, насупного за місяцем в якому здійснені витрати. Якщо кошти витрачені в вересні, відзвітуватися можна до 31 жовтня.

Відшкодування витрат працівнику за пп. «г» п. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240801#n3627 є додатковим благом і має оподатковуватися ПДФО – 18% та ВЗ – 1,5%. ЄСВ на додаткове благо не нараховують.

ДПС роз’яснює «Якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат» https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/764601.html.

Отже, щоб не виникало оподаткування потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію в розділ «права та обов’язки» окремий пункт:
В разі виробничої необхідності здійснює придбання послуг та матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, господарських товарів, канцтоварів, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства".

Якщо придбання разове, можна обмежитися наказом, в якому доручаєте працівнику оплатити онлайн-сервіс.

Раді допомогти, звертайтесь ще!