Заголовок тимчасово відсутній

Розглянемо окремо Ваші питання:

1. Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ст.9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 ). Оскільки оплата і видача пасок відбувалась в квітні, тож і наказ і акт і відображення в обліку має бути в квітні. Оскільки первинний документ (накладну( ортимали тільки в вересні, проведення здійснюйте на підставі бухгалтерської довідки.

2. Уникнути ЄСВ не вдасться. Відповідно до п.2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#o21 одноразові заохочення працівників в негрошовій формі, які не пов'язані з конкретними результатами праці, включаються до фонду оплати праці.

Згідно з п.1 ч.1 ст.7 ст. 7 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#n169 базою нарахування ЄСВ для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Таким чином вартість подарунка є базою для нарахування ЄСВ.

Роз’яснення ДПС стосовно нарахування ЄСВ на вартість подарунка в категорії ЗІР 201.03 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28645

Раді допомогти, звертайтесь ще!