Заголовок тимчасово відсутній

Запис в посадовій інструкціїї - лише встановлює в якому порядку буде здійснене заміщення тимчасово відстунього керівника, та дозволяє здійснити це без окремого наказу. Для зовнішніх комунікацій - запису в посадовій інструкціїї недостатньо.

Для представлення інтересів підприємства перед третіми особами має бути або нотаріально завірена довіреність, або постійне внесення такої особи до ЄДР із зазначенням її повноважень. Для укладання договрів від імені підприємства та здійнсення розпорядчих функцій необхідне внесення даних про уповноважених осіб підприємства ,що можуть діяти без довіреності, крім директора, в ЄДР., що робиться через державного реєстратора.

У разі тимчасової відстуності керівника (директора) на сформовану в е-вигляді податкову звітність накладаються КЕП посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом надсилання Повідомлення, яке прийняте ДПС. Тобто, КЕП іншої особи має бути повідомленням призначений як підпис із типом Директор. Відправити таке повідомлення має діючий керівник . Порядок підписання звітності:

У ситуації, коли керівник (директор) тимчасово відсутній, податкову звітність у електронному форматі підписують кваліфікованими електронними підписами (КЕП) в такій послідовності:

Головний бухгалтер накладає перший підпис.
Особа, вказана в Повідомленні про надання інформації про КЕП з підписом «Директор», накладає другий підпис.
У разі наявності кваліфікованої електронної печатки, вона накладається як третій елемент підпису.

(згідно листа ДПС https://vl.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-444175.html )

У випадку мобілізації директора, тобто довготривалої відсутності, особа, що його заміщує, має бути внесена в ЄДР як уповноважена особа .

відео на цю тему https://7eminar.ua/events/3859/8504

Як роз'яснюють податківці в листі https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/771681.html

Керівник платника податків визначає, змінює перелік уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації через електронний кабінет від імені платника податків, та визначає їхні повноваження (абзац другий пункту 42.6 статті 42 ПКУ).

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник (керівник) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку № 557. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0959-17#Text

До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом припиняється виключно у випадках, передбачених четвертим абзацом пункту 42.6 статті 42 ПКУ, зокрема отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника платника податків.

Отже, якщо мова йде тільки про підписання звітності - особа, якій делеговано право підписувати звіти на час відсутності директора, може бути і не внесена в ЄДР, достаньо повідомлення від керівника. При цьому керівник не змінюється, дані в ЄДР лишаються без змін, і якщо не змінюється особа, відповідальна за бухоблік - то все лишається як є і 1-ОПП подавати не потрібно. Подання 1-ОПП потрібно у іншому випадку - коли зміна керівника відбувається на іншу особу, яка вже на цей момент зазначена в ЄДР.

В цьому ж листі податківці зазначають:

під час внесення до Єдиного державного реєстру відомостей про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, можуть вноситись дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи. Наприклад, «опис обмежень» може містити дані про тимчасове зупинення дії трудового договору з керівником до закінчення терміну (строку) перебування на військовій службі у зв’язку з призовом за мобілізацією та тимчасове покладення обов’язків керівника на іншу особу.

оскільки відомості стосовно «опису обмежень» керівника юридичної особи у порядку інформаційної взаємодії не надходять з Єдиного державного реєстру до ДПС, дані про керівника можуть бути змінені на особу, яка згідно з «описом обмежень» в Єдиному державному реєстрі тимчасово виконує обов’язки керівника, за зверненням платника податків до контролюючого органу за основним місцем обліку.

Отже, першоджерелом відомостей про юридичну особу, у тому числі про керівника юридичної особи є Єдиний державний реєстр. І найбільш оптимальним шляхом буде зміна через ЄДР керівника на особу, що тимчасово заміщує директора, тоді знімаються питання довіреності у представленні перед третіми особами, та права підпису, і немає необхідності також повідомляти про це податковий орган - у разі зміни керівника він автоматично отримає дані через реєстратора. Доведеться тільки подати 1-ОПП - щодо відомостей про особу, відповідальну за бухоблік, навіть якщо вона не змінилася,- новий керівник має цю форму переподати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!