Заголовок тимчасово відсутній

Перед тим, як перейти на електронний формат кадрових документів, потрібно створити внутрішні інструкції та положення по підприємству. В них слід описати процеси, пов’язані з електронними документами.

Міністерство економіки України в коментарі від 19.07.2022 р. рекомендує сторонам письмово зафіксувати домовленість про використання електронного кадрового документообігу. У письмовій згоді слід подати посилання на сервіс ЕДО, який планує використовувати підприємство, вказати адресу чи номер телефону співробітника, що буде використовуватися для офіційного інформування з кадрових питань або інші способи електронної комунікації.

Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.

У будь-якому разі оформлення копії електронного документа завершується накладанням КЕП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері (із визначенням особи, якій надано право засвідчувати ці копії) має бути регламентований в індивідуальній інструкції з діловодства.

Відповідно до вимог ст.11 “Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях “ затвердженого наказом Мінюсту від 18.06.2015р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 - запис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис» .

Одразу після того, як завершиться експертиза цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створюємо їх засвідчені паперові копії, щоб формувати у справи в паперовій формі та передати на архівне зберігання.

Тепер маємо нове поняття «уповноважений засвідчувач». На підприємстві розробляємо переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також визначаємо уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів, що створюються в електронній формі. Переліки документів і список уповноважених осіб затверджуємо розпорядчим документом, наприклад, наказом керівника підприємства.

Додатково відео: https://7eminar.ua/events/2611/4255

Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»

Раді допомогти, звертайтесь ще!