Заголовок тимчасово відсутній

Підприємство на заг системі платник ПДВ відправляє прац-в у відрядження по Україні та за кордон. Бувають випадки, коли працівник використовує власний автомобіль у транспортних цілях. Як правильно відобразити у обліку таке використання (як оплатне, так і безоплатне). Як списувати паливо? (які норми витрат, де їх брати, чи треба складати подорожні листи?)

ІК

Ірина, консультант

експерт

12.05.2024 | 16:31

Очікує відповідь

Якщо працівник використовує власний автомобіль у службових цілях, зокрема, для відрядження, то в цій ситуації головне значення має оформлення таких відносин з підприємством. Це може бути компенсація працівнику за використання ним власного автомобіля або, як найчастіше буває на практиці, працівник використовує власний автомобіль неформально, одержуючи при цьому, наприклад, щомісячну премію.
Якщо використання працівником власного автомобіля у виробничих цілях жодним чином не оформлене (немає ані договора оренди, ані договора позички, ані наказу про використання авто у службових цілях та виплату працівнику компенсації за це), то відшкодування ПММ працівнику, а також використане ним пальне за паливною карткою підприємства підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, як додаткове благо. Адже немає документального підтвердження службового використання авто і, відповідно, не підтверджено витрати ПММ на службові цілі. Дохід працівника полягає або в отриманні компенсації власних витрат, або у вигляді наданого йому пального за рахунок підприємства;
Якщо використання автомобіля оформлене договором оренди, або позички, або видано наказ про використання авто в службових цілях і виплату компенсації працівнику, то і відшкодування витрат працівника на ПММ або використане ним пальне з картки не буде його доходом, а буде витратами підприємства. Для підтвердження таких витрат слід складати первинний документ про роботу автомобіля

Отримання автомобіля за договором позички (як і його повернення) оформлюємо актом приймання-передачі. У бухобліку правила отримання автомобіля в позичку слід відображати за правилами, прописаними в НП(С)БО 14 “Оренда”. Тобто такий автомобіль користувач не показуватиме на своїх балансових рахунках.

Але не відобразити його в обліку підприємство не має права. Бо, вважаємо, отриманий у користування автомобіль за договором позички користувач має зарахувати на позабалансовий рахунок 01 “Орендовані необоротні активи” за вартістю, зазначеною в договорі позички (п. 8 НП(С)БО 14 та Інструкції № 291). На цьому рахунку радимо відкрити окремий субрахунок (наприклад, субрахунок 011).

Так як позичене або орендоване авто використовується у діяльності підприємства, то мають бути і норми пального і подорожні листи для підтвердження використання авто в господарській діяльності. Тільки у такому випадку ви маєте право включити у витрати ПММ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!