Заголовок тимчасово відсутній

У загальному порядку механізм відображення витрат на придбання канцтоварів у бухгалтерському обліку підприємства залежить від строку корисного використання таких предметів.

Як правило, термін використання канцтоварів та іншого офісного приладдя не перевищує одного року (ручки, олівці, папір, папки, файли, блокноти, скріпки, кнопки та інші канцелярські дрібниці). При цьому орієнтуватись необхідно не на фактичний, а на передбачуваний (очікуваний) термін корисного використання.

Залежно від характеру використання предмета можна обліковувати канцтовари:

— або як запаси з відображенням на рахунку 20 «Виробничі запаси», а саме: на субрахунку 209 «Інші матеріали»;

— або як малоцінні і швидкозношувані предмети (МШП) з відображенням на рахунку 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети».

Для варіанту обліку канцтоварів як виробничих запасів, а саме на субрахунку 209 "Інші матеріали", бажано обліковувати основну масу канцелярських дрібниць, які після початку використання повністю або частково використовуються або втрачають первісну якість і цінність, тобто канцелярські вироби одноразового використання (папір, клей, олівці, ручки, файли, блокноти, нотатники,скрепки,кнопки, та інш.).

Такі канцтовари та інше офісне приладдя доцільно передати в експлуатацію (тобто списати з обліку) відразу після їх надходження, з урахуванням правил, встановлених пп. 16-22 П(С)БО 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99. При цьому подальший оперативний кількісний облік вибулих матеріальних цінностей не ведеться.

Передачу канцтоварів в експлуатацію (вибуття зі складу виробничих запасів) відображають в обліку в залежності від напряму використання за допомогою запису: дебет рахунків 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут", 94 "Інші витрати операційної діяльності" - кредит субрахунку 209 "Інші матеріали".

Для варіанту обліку канцтоварів як МШП на однойменному рахунку 22, підходить облік канцелярських виробів багаторазового використання. Тобто, таких канцтоварів, які при використанні не видозмінюються, не зменшуються, не зникають або до кінця строку використання не втрачають своїх властивостей і функцій (теки) папки, диски, Flash-накопичувачі, степлери, органайзери та інш.). Але пам'ятати необхідно, що строк використання таких товарів повинен бути не більше року.

За дебетом рахунку 22 відображається придбані (отримані) МШП, за кредитом - їх відпуск в експлуатацію із списанням на рахунки обліку витрат (дебет 91, 92, 93, 94), а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.

Бухгалтерський облік МШП регламентується П(С)БО 9. Вартість канцтоварів, віднесених до МШП, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу), але на відміну від запасів, з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами продягом строку їх фактичного використання (п. 23 П(С)БО9).

Поверненні на склад з експлуатації МШП оприбутковуються за дебетом рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" та кредитом субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності".