Заголовок тимчасово відсутній

Знищувати можна первинні документи, по яким дотримуються такі три умови:

• вийшов строк їхнього зберігання;
• була податкова перевірка за період, до якого належать такі документи;
• дані документи не пов’язані з адміністративним оскарженням податкового повідомлення-рішення за результатами податкової перевірки чи з судовим розглядом.

Саме в дотриманні цих трьох умов і треба переконатися перед знищенням документів. Юрособи це роблять в ході проведення експертизи перед оформленням відповідного акта.

Для проведення експертизи документів керівник підприємства створює експертну комісію. Зазвичай, голова комісії – заступник директора, комерційний чи фінансовий директор, а у складі є головбух, робітник служби кадрів чи інший трудівник, котрий працює із документацією.

Комісією приймається рішення щодо ухвалення акта відносно вилучення документів. Один із представників комісії доповідає стосовно того, що у компанії були переглянуті документи за відповідний період. При тому було виявлено, що скінчився термін зберігання певної документації і вона підлягає ліквідації, тому що більше не становить цінності.

Документи, строки збереження котрих вже сплинули, включаються до Акту про вилучення для ліквідації документів. Порядок укладання Акта і його форма, узгодження і утвердження встановлені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях від 22.06.2015 №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text. Акт складається на усі документи компанії (а не на окремий підрозділ), термін зберігання яких було завершено на час підготовки Акту.

Узгодження Акту оформлюється грифом, де зазначені дата з номером протоколу засідання комісії. Після узгодження Акт затверджується керівником компанії із підписом та печаткою.

Тільки після проходження всіх зазначених етапів можна ліквідувати документацію, термін зберігання якої вже скінчився.

Такі документи передаються компаніям, що збирають та заготовлюють вторинну сировину, за накладними, у яких зазначена вага макулатури.