Заголовок тимчасово відсутній

Відрядження оформлюють наказом про відрядження. Кошторис оформлювати не обов’язково (для комерційних підприємств це за бажанням).
Крім наказу про відрядження потрібно мати документальне підтвердження факту перебування працівників у відрядженні. Інакше – вся сума добових – включатиметься до оподатковуваного доходу.

Аванс (щонайменше, у розмірі добових) виплачувати перед відрядженням, вважаємо, обов’язково.
виплачувати добові треба у складі авансу, тобто до початку відрядження (ч.2 ст.121 КЗпП - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719).

Авансовий звіт складати теж обов’язково, але тільки якщо є оподатковуваний дохід або у разі «перевитрат» добових.

Обліковувати витрати на відрядження потрібно, як і до 01.04.2023 року, проведеннями:
1) видано аванс на відрядження: Дт372 Кт31
2) затверджено витрати на відрядження (на дату авансового звіту чи бухдовідки): Дт23, 91, 92, 93 тощо Кт372
3) із суми, що визнана оподатковуваним доходом (за наявності):
§ утримано ПДФО (із застосуванням натуркоефіцієнту): Дт661 Кт641/ПДФО
§ утримано ВЗ: Дт661 Кт642/ВЗ
4) перераховано до бюджету ПДФО: Дт641/ПДФО Кт311
5) перераховано до бюджету ВЗ: Дт642/ВЗ Кт311.

Із 01.04.2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) – пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).
Якщо подібних документів не буде для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні (у т.ч. у разі призупинення відрядження на період тимчасової непрацездатності), виплачені добові потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ.

Конкретні строки видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлено. Тому питання про те, коли працівника слід забезпечити авансом, підприємство вирішує самостійно. Єдина рекомендація: аванс слід видавати після підписання наказу (розпорядження) про відрядження і до від’їзду працівника. При цьому потрібно врахувати час, необхідний для проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад для придбання проїзних квитків. Раніше аналогічні рекомендації наводилися в листі Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780.
За невиплату добових застосують штраф.
Мінсоцполітики у своєму листі від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28 зазначає, що згідно зі ст. 12 Закону про оплату праці (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/108/95-вр#Text), гарантії та компенсації працівникам у разі службових відряджень є мінімальними державними гарантіями в оплаті праці. І як показує судова практика, суди теж дотримуються думки, що невиплата добових кваліфікується як недотримання мінімальних держгарантій в оплаті праці, а значить, органи Держпраці правомірно накладають штраф у двократному розмірі мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абз.4 ч. 2 ст. 265 КЗпП - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text).

Авансовий звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), платником податку (у паперовій або електронній формі), у разі (пп.170.9.4 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) у разі:
· наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку;
· використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!