Заголовок тимчасово відсутній

Якщо підприємство вирішило використовувати для кадрового документообігу сервіс ЕДО, наступним кроком для нього буде вибір сервісу (Вчасно, Медок, Дія тощо) і реєстрація в ньому співробітників.

Перед тим, як перейти на електронний формат кадрових документів, потрібно створити внутрішні інструкції та положення по підприємству. В них слід описати процеси, пов’язані з електронними документами.

Міністерство економіки України в коментарі від 19.07.2022 р. рекомендує сторонам письмово зафіксувати домовленість про використання електронного кадрового документообігу. У письмовій згоді слід подати посилання на сервіс ЕДО, який планує використовувати підприємство, вказати адресу чи номер телефону співробітника, що буде використовуватися для офіційного інформування з кадрових питань або інші способи електронної комунікації.

Судова практика також підтверджує необхідність попередньої згоди сторін про впровадження електронного кадрового документообігу. Зокрема, це зазначено в постанові Верховного суду № 686/21222/16-ц від 03.12.2018 року.

Я Вам даю офіційне посилання на провайдерів, які, наприклад, долучилися до тестування по е-ТТН e-ttn.miu.gov.ua/provider/ , серед них Ви теж можете обирати платформу для кадрового документообігу. Проте це не вичерпний перелік. Кожен з них Вас додатково проконсультує по КЕП, а головне по сумах впровадження такого процесу у Вас на підприємстві. Щодо порядку підготовки документів постійного і тривалого строків зберігання для архіву / архівного підрозділу підприємства.

Важливо пам’ятати: для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.

У будь-якому разі оформлення копії електронного документа завершується накладанням КЕП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері (із визначенням особи, якій надано право засвідчувати ці копії) має бути регламентований в індивідуальній інструкції з діловодства.

Одразу після того, як завершиться експертиза цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створюємо їх засвідчені паперові копії, щоб формувати у справи в паперовій формі та передати на архівне зберігання.

Тепер маємо нове поняття «уповноважений засвідчувач». На підприємстві розробляємо переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також визначаємо уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів, що створюються в електронній формі. Переліки документів і список уповноважених осіб затверджуємо розпорядчим документом, наприклад, наказом керівника підприємства. Раді допомогти, звертайтесь ще