Чи допустимо подавати сканкопії документів з факсиміле для розблокування

Подати до Повідомлення сканкопії документів із факсиміле можна, але їхня доказова сила нижча, бо факсимільні підписи без письмової згоди сторін не відповідають вимогам до первинних документів, тож обов’язково додайте інші докази реальності операції. Відсутність в договорі умови про використання факсиміле створює ризик, що податківці не визнають такі документи належним підтвердженням операції.

Обґрунтування

1. Використання факсиміле без письмової згоди сторін не відповідає вимогам ЦКУ. Використання факсимільного відтворення підпису допускається законом або за письмовою згодою сторін із зазначенням зразків підписів чи порядку його використання, що прямо встановлено у ч. 3 ст. 207 Закону № 435-15. Якщо в договорі про це нічого не прописано, формально вимога письмової згоди не виконана.

2. Первинний документ повинен містити особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону № 996-ХІV первинний документ має містити особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу. П. 2.4 Положення № 88 пов’язує використання факсиміле з порядком, установленим законом та актами цивільного законодавства, тобто з урахуванням вимог ст. 207 ЦКУ. За відсутності письмової домовленості існує ризик, що такі документи визнають оформленими з порушенням.

3. Порядок розблокування ПН допускає подання будь-яких наявних копій договорів і первинних документів. Пояснення та копії документів для розблокування ПН подаються згідно з Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 12.12.2019 № 520 (Порядок № 520), який вимагає подати договори, первинні документи та інші матеріали, що підтверджують реальність операції. Норми Порядку не забороняють подавати документи з формальними недоліками, однак комісія ДПС може оцінити їх як недостатні і запросити додаткові пояснення або відмовити у реєстрації.

4. Щоб посилити позицію, потрібен додатковий пакет доказів реальності операції. Через спірний статус документів із факсиміле варто разом з ними подати: банківські виписки, ТТН, акти приймання-передачі, внутрішні накази/акти, листи-запити до постачальника щодо підтвердження операцій, інші документи, які підтверджують фактичне постачання товару й його оплату. Такий комплекс документів підвищує шанси на позитивне рішення комісії при застосуванні Порядку № 520.

Подайте сканкопії документів із факсиміле лише як частину ширшого пакета доказів і паралельно зафіксуйте спроби отримати від постачальника належно підписані первинні документи.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?