Заголовок тимчасово відсутній

добрий день,підприємство платник ПДВ на загальних підставах, співробітника у відрядження на авто підприємства,звісно заправки будуть в іншій області (пальна картка підприємства). Як списати правильно пальне, чим підтвердити ці витрати ? Достатньо буде наказу про відрядження, чи потрібно добові перерахувати?

КК

Каріна, консультант

експерт

31.08.2023 | 13:10

Відповідь надано

Так, якщо відповідно до положення про відрядження поїздка вважається відрядженням, є наказ про відрядження, треба виплачувати добові за всі календарні дні відрядження згідно зі строком відрядження в наказі про відрядження, ураховуючи день вибуття і повернення.
Пальне треба списувати на підставі подорожнього листа.
Попри відміну офіційно затверджених первинних документів на списання пального ДПС усе одно бажає документального оформлення. У цьому можна переконатися у листі ДФС від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-02-02-15.
Підприємствам не залишається нічого, як впроваджувати “свої” форми первинних документів, але роблять це знову ж на основі колишніх подорожніх листів. Подорожній лист – це єдиний документ, який може підвередити роботу автомобіля і такі технічні нюанси, як робочий пробіг, кількість палива до та після поїздки та кількість залитого палива. Заповнення здійснюється водієм на основі показників одометра та датчика рівня палива в автомобілі. Взяти його форму можна уже готову з “недіючих” нормативних документів:
- наказу Мінтрансу від 29.12.1995 р. № 488/346 (вантажні автомобілі);
- наказу Держкомстату від 17.02.1998 р. № 74 (легкові автівки).
Із 01.04.2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) – пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17.
Якщо подібних документів не буде для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні (у т.ч. у разі призупинення відрядження на період тимчасової непрацездатності), виплачені добові потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ.
При цьому, що відноситься до «та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)» не пояснено ні в ПКУ, ні на рівні роз’яснень ДПС.
За відсутності названих документів (якщо наприклад, відрядження було на один день і на службовому авто тощо, або не буде документу з готелю), на нашу думку, факт перебування у відрядженні, на нашу думку, має підтверджувати двосторонній (посвідчення про відрядження, де є печатка приймаючої сторони, накладна, ТТН, подорожній лист з роздруківкою маршруту з GPS-навігатора тощо), а не односторонній документ (наприклад, внутрішній звіт про відрядження, який складає сам відряджений працівник, подорожній лист без роздруківки маршруту з GPS-навігатора тощо). Раді допомогти, звертайтесь ще!