Заголовок тимчасово відсутній

Доброго дня, компанія хоче замість паперових первинних документів надсилати документи клієнтам через програмні платформи для документообігу М.Е.Док, Вчасно
1. Треба робити додаткову угоду до договору з клієнтами?
2. Треба робити наказ на підприємство про ведення документообігу в електронному вигляді?

ОК

Ольга, консультант

експерт

16.08.2023 | 12:01

Очікує відповідь

Чинне законодавство прямо не вимагає, щоб сторони додатково погоджували в договорах можливість використання ЕЦП для підписання документів. Водночас деякі фахівці вважають, і я притримуюся цієї позиції, що необхідність погодження випливає з вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ, саме про цю норму Ви згадуєте.
Вважаю, що домовленості можуть бути узгоджені і у формі листування між партнерами. Де варто передбачити такі моменти:
1. сервіс, за допомогою якого сторони планують обмінюватися ЕД;
2. актуальні адреси електронної пошти сторін;
3. пріоритет документів у випадках наявності для тієї самої операції двох різних ЕД або різних ЕД і документа на папері (зауважу: у разі якщо Ви створюєте ідентичні за документарною інформацією та реквізитами ЕД та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ч. 3 ст. 7 Закону № 851).
Таку додаткову угоду можна укладати в електронному вигляді та підписувати КЕП. При цьому рекомендую прописати в ДУ таке застереження. Примірний зміст» «Сторони зійшли згоди та погоджуються, що дана додаткова угода укладається в електронному вигляді з накладенням електронних підписів з обох Сторін. Про таку вільну волю підтверджуємо даним пунктом, тобто виражаємо її електронним способом, що не суперечить ст. 9 Закону України "Про електронний документ та електронний документообіг".»
Такі рекомендації випливають з практичного досвіду, адже маємо врахувати, що якщо доведеться підтверджувати юридичну значимість е-первинки/е-договору/е-додаткової угоди перед податковою, то може виникнути ситуація, що фіскали забажають перевірити чи передбачений електронний спосіб підписання між партнерами договірними відносинами. І ось для прикладу, в одному із кейсів, Ваші колеги повідомили про наявність ситуації, коли податкова відмовляє у розблокування ПН, адже договір підписаний через Медок і в ньому немає такого уточнення. Тому я рекомендую дотриматися принципу фіксування ЕДО у договірних відносинах та переліку співробітників чиї ЕЦП/КЕП будуть при цьому використовуватися.
В облікову політику теж потрібно внести зміни. Раді допомогти, звертайтесь ще

ВН

Нікуліна Валентина Дмитріївна

11.07.2026 | 13:37

Інше

Відповідь надано

Є відповідь АІ