Заголовок тимчасово відсутній

Доброго дня! Директор загубила чек на заправку службового авто (службове відрядження і інше місто).
Чи може ТОВ ( на загальній системі) компенсувати витрати без підтверджуючих документів? Як бути з оприбуткуванням та списанням пального , кільметражем спідометра? Які податкові наслідки ?

Уточнення: А як оприбуткувати паливо ? Ми маємо право якщо немає підтвердження так як чек втрачено, директор має написати заяви-пояснення ? Не буде безпідставне оприбуткування ?

ТК

Таїса, консультант

експерт

30.06.2023 | 10:15

Відповідь надано

Так, компенсувати витрати можна, головне – згода роботодавця. Але в цьому разі треба оподаткувати суму компенсації ПДФО та ВЗ (пп.170.9.1, пп.164.2.17 ПКУ - zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17).

Щодо пального, то для того, аби віднести його вартість на витрати, треба скласти крім авансового звіту, ще подорожній лист - ст.9 Закону про бухоблік (zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14 п.п.5 – 7 НП(С)БО 16 (zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00. Подорожній лист – це документ для обліку виконаної роботи автомобілем, який містить дані про кількість спожитого пального, яка в свою чергу залежить від пройденої відстані. Це основна, але не єдина інформація цього документа. Однак, його обов’язковість скасували уже давно – зробили це Законом від 05.07.2011 р. № 3565 (zakon.rada.gov.ua/laws/show/3565-17). Але компанії для списання витрат палива мають використовувати подібний документ. Просто, його форму, деталізацію і періодичність складання, компанія може встановити ту, яка більше відповідає специфіці її господарської діяльності.

Єдине, радимо це закріпити у внутрішньому положенні про використання службових авто на підприємстві. Аби при перевірках мати змогу відстояти обраний підхід.

Попри відміну офіційно затверджених первинних документів на списання пального ДПС усе одно бажає документального оформлення. У цьому можна переконатися у листі ДФС від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-02-02-15.

Підприємствам не залишається нічого, як впроваджувати “свої” форми первинних документів, але роблять це знову ж на основі колишніх подорожніх листів. Подорожній лист – це єдиний документ, який може підвередити роботу автомобіля і такі технічні нюанси, як робочий пробіг, кількість палива до та після поїздки та кількість залитого палива. Заповнення здійснюється водієм на основі показників одометра та датчика рівня палива в автомобілі. Взяти його форму можна уже готову з “недіючих” нормативних документів:

- наказу Мінтрансу від 29.12.1995 р. № 488/346 (вантажні автомобілі);

- наказу Держкомстату від 17.02.1998 р. № 74 (легкові автівки).

Раді допомогти, звертайтесь ще!