Заголовок тимчасово відсутній

Відповідь на запитання: на жаль, уникнути ведення журналів - означає наразити себе на штраф.

По-перше ─ треба визначитися зі строком зберігання наказу залежно від його призначення і змісту (75 років чи 5 років). Відповідь шукаємо у статті 16 Переліку № 578. Серед наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (до 10 років): про стягнення (оголошення догани), надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам (крім додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими, важкими та небезпечними умовами праці) та відпусток у зв’язку із навчанням, короткострокові відрядження у межах України та за кордон. Перелічені накази зберігаються 5 років відповідно до статті 16-б Переліку № 578.

По-друге ─ накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років) і тривалого (понад 10 років) зберігання окремо нумеруються у межах календарного року і відповідно мають різні реєстраційні номери (індекси).

По-третє ─ реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу. Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат (якщо їх кількість — значна).

Рекомендуємо в компанії вести всі необхідні книги і журнали обліку наказів. Наприклад, дуже зручно мати:

— Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років)

— Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років) В одному наказі поєднувати різні види відпусток також заборонено. Строк зберігання наказу про надання щорічної основної відпустки ─ 5 років, а наказу про надання щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці ─ 75 років, тому це мають бути окремі накази з різними реєстраційними номерами (індексами).

Раді допомогти, звертайтесь ще