Як Dubidoc спрощує, автоматизує та робить зручною паперову рутину бухгалтерів: пояснюємо на прикладах

1. Типові будні бухгалтерів, які досі в паперовій рутині або вже на ЕДО, але краще не стало
2. Dubidoc: сервіс ЕДО, який справді працює
3. Dubidoc у дії: реальні сценарії
4. Спробуйте Dubidoc прямо зараз

Бухгалтери щодня балансують між Excel-таблицями, актами, підписами, законодавством, намагаються встигнути до дедлайнів – і часто тонуть в бюрократії. Роздрукувати документ, підписати, відправити контрагенту, отримати підпис, архівувати документ…

На щастя, паперова рутина поступово відходить у минуле, і сьогодні багато хто використовує сервіси електронного документообігу.

Але класичні сервіси ЕДО створюють нові проблеми: контрагенту треба зареєструватися, інтерфейс складний, підписати документ – ще той квест. У результаті – замість полегшення ще складніша рутина.

Чи є рішення, яке справді економить час, нерви та оптимізує роботу бухгалтера?

Так! Далі розповідаємо про нього.

Типові будні бухгалтерів, які досі в паперовій рутині або вже на ЕДО, але краще не стало

1. Потрібно підписати акт наданих послуг, а директор на морі. Ноутбук не брав, сервіс ЕДО на смартфон не встановлював, а навіть якщо встановить – не пам'ятає пароль, або ж немає часу на реєстрацію та запам’ятовування паролів.
2. Затримки з товаром, бо складнощі з підписом ТТН. Сформували накладну, надіслали на підпис, але контрагенту складно користуватися цифровими рішеннями. Він роздрукував, підписав, надіслав скан. Потім знайшли у ТТН помилку – виправили, але тепер контрагент далеко від принтера, а на смартфоні камера погана. Години втраченого часу.
3. Акти звірки – надсилає хто куди. Фото в месенджер, файл на пошту, роздруківка особисто. Помилки в сумах, датах, інших даних – звична справа. Бухгалтер витрачає години на перевірки з кожним контрагентом. Паперу менше, але системності немає: для когось ЕДО – занадто складно, а хтось просто надсилає «як попало».
4. Збір уточнень по документу з усіх усюд. Viber, WhatsApp, Telegram, імейл, словесно в Zoom або в кабінеті – куди тільки не надходять пропозиції щодо змін у тексті. З таким потоком інформації точно щось пропустиш, а крім того – неможливо сконцентруватися на інших задачах.
5. Один і той самий документ – по 18000 разів. Заповнити документ? Не проблема. Проблема – зробити це вже двадцятий раз, змінюючи лише ПІБ і дату. І кожного разу одна й та сама історія: спочатку знайти файл, потім внести зміни, завантажити, надіслати контрагенту, отримати підписаний. І так – щоразу.
6. Коли бухгалтер водночас кур’єр. Акт мають завірити й підписати декілька людей? Готуйтеся бігати туди-сюди по офісу або в месенджерах.
7. …А ще – архіваріус. Пам’ятаєте ЄДРПОУ того контрагента, якому треба надіслати документ? А його ПІБ? Інші особисті дані, які потрібні для підпису? Тоді згадуйте швиденько!

Усі вищеописані ситуації стосуються бухгалтерів, які досі тонуть в паперовій бюрократії, або вже користуються ЕДО, але щось пішло не так: заскладний функціонал / лінь / відсутність системності абощо.

Як із цим бути?

Тут вступає в гру Dubidoc 🔥

Dubidoc: сервіс ЕДО, який справді працює

Dubidoc – це сучасний сервіс електронного документообігу, який відкидає все зайве – складні інтерфейси, громіздкі функції та високу вартість. Мета сервісу – зробити ЕДО таким, яким він має бути – максимально зручним, швидким та легким, особливо – для бухгалтерів.

Зручна робота з контрагентами

1. Підпис без реєстрації для іншої сторони. Контрагент підписує документ без створення акаунта – просто переходить за посиланням і ставить електронний підпис.
2. Популярні способи підписання. Дія.Підпис, SmartID, ЕЦП, збережений у вас на пристрої, або КЕП у хмарі / на захищеній флешці – підписуйте документи як вам зручно.
3. Маршрути погодження. Задавайте почерговість погодження та підписання: хто погоджує, хто підписує, хто переглядає – у потрібному порядку з автоматичним відправленням контрагенту.
4. Коментарі прямо в документі. Обговорюйте зміни в реальному часі прямо в Dubidoc як у чаті – без десятків інших діалогів у Viber, WhatsApp, Telegram, Facebook тощо.
5. Наявність мобільного застосунку. Використовувати Dubidoc можна як на iOS, так і на Android пристроях.

Економія часу на рутині

1. База контактів. Створюйте базу контрагентів із реквізитами – а потім відправляйте документи в кілька кліків без пошуків ЄДРПОУ по півгодини.
2. Інтерактивні шаблони й поля. Створюйте шаблони з динамічними полями для заповнення – зручно для повторюваних документів. Відправляйте такі документи посиланням у месенджері, на email чи залиште QR-код у зручному місці.
3. Віджети й інтеграції. Dubidoc можна вбудувати у ваш сайт / інтерфейс / систему за 15-30 хвилин через готовий віджет або створити специфічний функціонал під вашу організацію за допомогою API.
4. Інші корисні функції: масове відправлення, електронно-чорнильний підпис, доступ за QR-кодом, посилання з терміном дії тощо.

Без обмежень класичних ЕДО

1. Необмежена кількість співробітників. Додавайте будь-яку кількість працівників вашої організації до акаунта – без доплат.
2. Архів із папками, що не має обмежень. Організовуйте документи в папки без лімітів на їхню кількість або терміни зберігання доків.

Прозорі умови

1. 100 вихідних документів на місяць. Базовий ліміт у тарифі «Premium» – 100 документів/міс. Потрібно більше – можна докупити за 2.40 грн/шт.
2. Ціна без підводних каменів. Тариф «Premium» коштує 594 грн/міс. – за ці гроші ви отримуєте доступ до всього функціоналу Dubidoc, без обмежень за кількістю користувачів, доступом до документів чи доплат за окремі функції. І ніяких обов’язкових оплат на рік вперед!
3. Безкоштовний тариф – теж є. До 10 документів/міс. – безкоштовно. Але саме «Premium» відкриває усі переваги Dubidoc.

Dubidoc у дії: реальні сценарії

Приклад 1. Потрібно підписати акт наданих послуг. Схожий документ вже підписували разів з 200. Як таку ситуацію оптимізує Dubidoc?

1. Створюєте інтерактивний шаблон: завантажуєте зразок акту наданих послуг, додаєте потрібні динамічні поля: дата, поле для ПІБ та інших даних, які має вписати контрагент. Не хочете витрачати на це час? Візьміть вже готовий шаблон із колекції Dubidoc. Надалі його можна використовувати скільки завгодно разів.
2. Задаєте маршрут документові: спочатку пані Олена має переглянути документ, а потім пан Артем – підписати. Обидві сторони ви попередньо додали до вашої бази контрагентів, тому на задання маршруту підуть лічені секунди. Спершу документ потрапить на перегляд пані Олені, а як тільки вона перегляне його, док автоматично надійде на пошту пана Артема.
3. Пані Олена залишає свої коментарі до документу – прямо в Dubidoc – де надає певні уточнення; їх бачать усі задіяні в підписанні документа. В даному випадку коментарі підказують пану Артему, що саме варто заповнити в цьому акті.
4. Пан Артем автоматично отримує посилання. Зі свого смартфону переходить за ним, читає коментарі, заповнює інтерактивні поля, натискає кнопку «Підписати» й ставить підпис через Дія.Підпис. І це при тому, що він не зареєстрований в Dubidoc.

Іііі... Готово! Мінімум зусиль від бухгалтера – максимум віддачі: отримуєте менше ризику помилок і зручне обговорення документів усіма сторонами в єдиному просторі.

Приклад 2. У вас є типовий документ, який має заповнити кожен користувач послуг вашої компанії. Надавати цей документ кожному особисто – це тонни паперу і десятки годин витраченого часу. Що Dubidoc пропонує натомість?

Шеринг документу через публічний доступ (QR-код або посилання) 👌

1. Створюєте інтерактивний шаблон потрібного документу або берете вже готовий із колекції.
2. Відкриваєте для нього публічний доступ: для онлайн клієнтів – посилання, для клієнтів на фізичній точці – QR-код (як вам зручніше).
3. Відвідувачі самостійно потрапляють на сторінку з документом, заповнюють інтерактивні поля і ставлять свій підпис – без реєстрації в сервісі. Вам надійде сповіщення про новий вхідний документ.

Це все! Тепер отримання підписаних типових документів повністю автоматизовано.

Приклад 3. Керівник у відпустці без ноутбуку, а документ потрібно підписати сьогодні якомога швидше?

1. Завантажуєте документ в Dubidoc.
2. Скидаєте посилання керівнику в Telegram / Viber / WhatsApp.
3. Він відкриває посилання зі смартфона, ставить підпис. Все!

І це – без реєстрації в сервісі та інших непотрібних дій.

Тут можна навести ще безліч прикладів:

1. всім співробітникам потрібно підписати угоду – використайте масовий шерінг, щоб отримати 100 підписів за 2 хвилини;
2. хочете вбудувати підписання через Dubidoc у ваш сервіс – вам допоможуть віджети, які підключить програміст за 15-30 хвилин;
3. звіт не можна підписувати завтра – потрібно саме сьогодні? Налаштуйте термін дії посилання, за яким можна потрапити до документа;
4. та інші розповсюджені ситуації.

Dubidoc оптимізує будь-який процес вашого документообігу.

Спробуйте Dubidoc прямо зараз

🎁 Перші 14 днів тарифу «Premium» з доступом до всіх можливостей – безкоштовно. Якщо ви втомилися від складних сервісів ЕДО, прагнете простоти, автоматизації, хочете зекономити сотні людино-годин часу та потребуєте фокусу на справжніх бухгалтерських задачах – делегуйте непотрібну рутину Dubidoc.

Джерело: Dubidoc