Врегулювання зберігання документів бухгалтерії в дистанційній формі роботи

Для легального зберігання первинних документів у бухгалтера вдома достатньо врегулювати це внутрішніми актами: наказом про організацію бухгалтерського обліку / графіком документообігу та положенням (або наказом) про дистанційну роботу, а також закріпити умови зберігання в трудовому договорі (додатковій угоді) з бухгалтером.

Обґрунтування

1. Визначте це в наказі про організацію обліку та графіку документообігу. Керівник зобов’язаний організувати бухгалтерський облік, документування операцій і збереження документів, регістрів та звітності, що прямо покладено на нього ст. 8 Закону № 996-XIV. Тому слід видати наказ (або внести зміни в чинний), де:

   • вказати місце зберігання документів (адреса бухгалтера як місце архіву підприємства);
   • визначити порядок передання документів бухгалтеру й повернення / передавання при зміні бухгалтера;
   • зафіксувати, які саме види документів зберігаються за місцем проживання бухгалтера;
   • закріпити це і в графіку документообігу (строки передачі, відповідальні особи, спосіб передачі – кур’єр, пошта, скан-копії з подальшим переданням оригіналів тощо).

2. Оформіть дистанційну роботу та умови зберігання документів у трудовому договорі. Дистанційна робота бухгалтера повинна бути оформлена згідно зі ст. 60‑2 КЗпП через трудовий договір (або додаткову угоду) і/або наказ про дистанційну роботу. У цих документах доцільно прямо прописати:

   • що бухгалтер виконує роботу дистанційно за своєю адресою;
   • що за цією ж адресою організовано зберігання первинних документів підприємства;
   • обов’язок бухгалтера забезпечити їх збереження та конфіденційність, допуск до них лише уповноважених осіб підприємства і контролюючих органів;
   • порядок повернення всіх документів у разі звільнення або зміни формату роботи.

3. Закріпіть строки зберігання й тип документів відповідно до Переліку. Підприємство має виконувати строки зберігання документів відповідно до Переліку типових документів з указанням строків їх зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту № 578/5. Доцільно в наказі про організацію обліку або інструкції з діловодства:

   • послатися на Перелік як базовий документ для строків зберігання;
   • вказати, що документи, які зберігаються у бухгалтера вдома, є архівом підприємства й підлягають тим самим строкам і правилам зберігання, що й в офісному архіві;
   • встановити внутрішній порядок інвентаризації архіву в бухгалтера (переліки справ, описи тощо).

Найзручніша зв’язка у вашій ситуації: наказ про організацію бухгалтерського обліку й документообіг + положення / наказ про дистанційну роботу бухгалтера + додаткова угода до трудового договору з прописаними умовами зберігання документів за місцем проживання.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?