Як правильно обліковувати акти та ключі КЕП на витрати

Оплату за доступ до онлайн-сервісу на період червень 2027 – травень 2028 доцільно зараз віднести на рахунок 39 з подальшим щомісячним списанням на рахунок 92 у періоді користування, а витрати на КЕП податкова вимагає обліковувати як нематеріальний актив з амортизацією протягом строку дії сертифіката (але не менше 2 років), а не списувати одразу на витрати.

Обґрунтування

1. Оплата онлайн-сервісу стосується майбутніх періодів.
   Витрати визнаються у тому періоді, до якого вони належать, а не в момент оплати або отримання акта, що прямо випливає з принципу нарахування та відповідності доходів і витрат, закріпленого у ст. 4 Закону №996-XIV.
   Оскільки акт від 08.10.2026 стосується періоду червень 2027 – травень 2028, суму необхідно відобразити як витрати майбутніх періодів на рахунку 39 з подальшим рівномірним списанням на адміністративні витрати (рахунок 92) протягом строку дії доступу.

2. Витрати на підписку/онлайн-платформи – типова ситуація для рахунку 39.
   Для передплати на інформаційні сервіси та бухгалтерські платформи, сплачені наперед за кілька місяців, застосовується рахунок 39 з подальшим рівномірним включенням до адміністративних витрат, оскільки ці послуги забезпечують загальногосподарську діяльність (рахунок 92) відповідно до п. 18 НП(С)БО 16.
   Тому акт на доступ до пакету «Професіонал», що покриває майбутні 12 місяців, не слід списувати одразу на 92, а потрібно обліковувати через 39 з помісячним списанням у періоді користування.

3. КЕП: позиція податкової – це нематеріальний актив, а не поточні витрати.
   Податковий орган відносить витрати на кваліфіковані сертифікати відкритих ключів до окремої групи нематеріальних активів (група 6), а не до витрат майбутніх періодів, що відображено у консультації в ЗІР (категорія 102.05).
   У бухобліку такі права користування за наявності критеріїв визнання відображаються як інші нематеріальні активи за НП(С)БО 8 зі зарахуванням на рахунок 127 та подальшою амортизацією протягом строку корисного використання (строку дії сертифіката).

4. Строк амортизації КЕП у податковому обліку.
   Для податку на прибуток витрати на права користування програмами та сертифікатами відкритих ключів у групі 6 нематеріальних активів амортизуються протягом строку, визначеного договором, але не менше встановленого мінімального строку, передбаченого п. 138.4.3 Податкового кодексу України.
   Якщо строк дії КЕП становить 2 роки, амортизацію доцільно нараховувати протягом цих 2 років, а списання повної вартості одразу на витрати створює ризик донарахування податку на прибуток.

Зона ризику

Позиція ДПС: згідно з роз’ясненням у ЗІР (категорія 102.05, кваліфіковані сертифікати відкритих ключів), віднесення вартості КЕП одразу до витрат може бути визнано порушенням, оскільки їх слід обліковувати як нематеріальні активи з поетапним списанням через амортизацію.

Рекомендовано: доступ до онлайн-сервісу — зараз на рахунок 39 з подальшим списанням на 92, КЕП — облік як НМА (127) з амортизацією протягом строку дії, не списуючи всю суму одразу.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?