Відрядження: оформлення авансового звіту та первинних документів

Так, Ви правильно розумієте.

Кошти на рахунку ТОВ належать підприємству. Надання керівнику картки-ключа не вважається видачею авансу під звіт.

Кошти стають виданими під звіт у момент проведення розрахунку карткою. Тож під час оплати за готель, кошти стали підзвітним і керівник має за них відзвітувати.

Робити авансовий звіт за встановленою формою слід у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів). (п.170.9.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n396).

Але це не означає, що працівник звільняється від обов'язку відзвітувати за використані кошти. В інших випадках звітування про витрати у відрядженні може здійснюватися за встановленою формою чи формою, самостійно розробленою та затвердженою підприємством, або шляхом подання підтвердних документів разом з описом (реєстром) наданих документів.

Щодо первинних документів.Готельний рахунок може бути оформлений як на юридичну особу (ТОВ) із обов’язковим зазначенням прізвища, ім'я та по батькові директора як проживаючої особи, так і безпосередньо на директора (оскільки послуга проживання персоналізована і споживається конкретною людиною). Обидва варіанти є законними.

Обов'язково має бути фіскальний чек РРО/ПРРО готелю, а також банківська виписка за рахунком ТОВ, яка підтверджує списання коштів із корпоративної картки.

Корисний матеріал https://7eminar.ua/news/22228-vikoristannya-korporativnix-kartok-u-vidryadzenni

Раді допомогти, звертайтесь ще!