Проблеми з акцизними накладними на алкоголь у ресторанах

Законодавство не зобов’язує зберігати виключно паперові оригінали прихідних накладних безпосередньо на барі чи в торговому залі. Проте під час фактичної перевірки суб'єкт господарювання зобов'язаний підтвердити надходження наявного алкоголю первинними документами саме на місці перевірки, тому повністю залишити заклад без доступу до документів не можна.

1. Вимога щодо підтвердження надходження алкоголю

Відповідно до Закону України від 18.06.2024 № 3817-IX, частина 2 статті 17 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#n309, забороняється зберігання та/або реалізація алкогольних напоїв, отримання яких не підтверджено:

• для суб’єкта господарювання оптової та/або роздрібної торгівлі — первинним документом;
• при переміщенні в межах одного суб’єкта господарювання — документом на внутрішнє переміщення.

2. Місце зберігання документів підприємства

Згідно зі статтею 8 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», організація бухгалтерського обліку та зберігання первинних документів належить до компетенції керівництва підприємства. Закон дозволяє централізоване зберігання документів за місцезнаходженням юридичної особи (в офісі чи архіві).

3. Специфіка фактичних перевірок податкової

Згідно з п. 80.2 та п. 85.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1825, фактичні перевірки проводяться контролюючими органами безпосередньо за місцем здійснення діяльності. Податківці перевіряють легальність походження товару, наявність марок акцизного податку та відповідність залишків. Якщо під час перевірки в закладі немає жодного підтвердження надходження алкоголю, інспектори намагаються кваліфікувати це як зберігання/реалізацію непідтвердженої продукції (ст. 17 Закону № 3817-IX) або порушення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації, що загрожує суттєвими фінансовими санкціями.

Варіанти вирішення ситуації

Варіант 1. Електронний документообіг (найбільш зручний і законний спосіб)
Якщо ви оформлюєте первинні документи від постачальників в електронній формі з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) через сервіси ЕДО («Вчасно», «M.E.Doc», «FlyDoc» тощо), оригіналом є саме електронний файл.
На практиці: на барі / у менеджера закладу забезпечується доступ до системи ЕДО (комп’ютер, планшет або касовий термінал) чи електронного реєстру з можливістю відкрити документ або роздрукувати його паперову копію за вимогою контролерів. Це повністю знімає питання фізичного зберігання стосів паперу на барі.

Варіант 2. Завірені копії накладних у закладі
Оригінали передаються до центрального офісу/бухгалтерії, а в ресторані залишаються паперові копії прихідних накладних, завірені печаткою (за наявності) та підписом відповідальної особи товариства з позначкою «Згідно з оригіналом. Оригінал зберігається в бухгалтерії за адресою...». При перевірці контролерам пред'являються ці копії, а оригінали за потреби надаються з офісу.

Варіант 3. Оформлення внутрішнього переміщення (якщо алкоголь постачається через центральний склад мережі)
Якщо алкоголь спочатку централізовано надходить від постачальників на склад або головний ресторан мережі, а потім розвозиться по інших ресторанах товариства:

прихідні накладні постачальника законно зберігаються на складі/в офісі;
доставка в ресторан оформлюється накладною на внутрішнє переміщення та спеціальною ТТН (форма № 1-ТН/алкогольні напої/);
у ресторані зберігається його примірник внутрішньої накладної, що згідно з ч. 2 ст. 17 Закону № 3817-IX є достатнім первинним документом на місці.

Варіант 4. Надання оригіналів з офісу під час перевірки
Керівник закладу або адміністратор під час початку перевірки має право зазначити у направленні/акті, що оригінали документів зберігаються за юридичною адресою товариства (в центральній бухгалтерії), і письмово заявити про готовність надати їх представникам податкової у розумний строк (наприклад, протягом кількох годин або робочого дня). Проте цей спосіб містить ризик конфлікту, оскільки податкові інспектори під час фактичних перевірок зазвичай фіксують відсутність документів безпосередньо в момент виходу на перевірку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!