Компенсація витрат на пальне: умовності заправки чужою карткою

Так, кошти можна компенсувати. Працівнику - тільки з оподаткуванням, батьку - оподаткування модна уникнути.

Якщо працівник під час службового відрядження на службовому автомобілі заправив автомобіль, але розрахувався карткою свого батька, який також є працівником підприємства, безподатково компенсувати цю суму відрядженому працівнику за його Звітом не можна. Фіскальний чек підтверджує придбання пального, але банківська виписка підтверджує, що кошти списані з картки іншої особи — батька.

Для неоподатковуваної компенсації важливо не лише мати фіскальний чек, а й підтвердити, що саме працівник поніс відповідні витрати. У цій ситуації такого підтвердження щодо відрядженого працівника немає.

Водночас підприємство може розглянути питання про відшкодування коштів батькові, оскільки саме він фактично здійснив оплату. Але це можливо лише за умови, що придбання пального було пов’язане з виконанням ним його трудової функції (дорученої роботи).

Податківці в ЗІР, категорія 103.04 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 зазначають наступне:якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Тобто ключовим моментом є доведення зв'язку витрат з господарською діяльністю підприємства. Для цього необхідно оформити наказ , в якому слід доручити працівнику придбати пальне для заправки автомобіля. Ця функція може бути передбачена в посадовій інструкції.

В цьому випадку батько подає документи, що підтверджують витрати: фіскальний чек АЗС та виписку з його карткового рахунку. Підприємство також має підтвердити, що пальне придбано саме для господарських потреб підприємства та його придбання є доцільним і обґрунтованим. За таких умов суму можна відшкодувати батькові без ПДФО та військового збору.

Якщо ж у батька немає відповідного обов’язку за посадовою інструкцією і підприємство не давало йому окремого доручення на придбання пального, без оподаткування компенсувати йому цю суму не можна.

Якщо підприємство все ж компенсує суму саме відрядженому працівнику, всупереч тому, що оплату здійснено карткою батька, таку виплату слід оподатковувати ПДФО та ВЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!