Регулювання зберігання електронних архівів документів з працівниками

Зберігання електронного архіву розрахунків із працівниками регулюють, зокрема, Закон про електронні документи, архівні правила та Перелік строків зберігання; кадрові й зарплатні документи тривалого строку (75 років) не можна зберігати лише в електронній формі, для них обов’язкові і електронні, і паперові примірники.

Обґрунтування

1. Основні акти щодо електронних документів і архіву. Вимоги до електронних документів і електронного архіву встановлює Закон №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», а порядок їх зберігання, підготовки до архівування й роботу з електронним архівом деталізує Порядок №1886/5 роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Загальні правила діловодства й архівного зберігання для підприємств визначені Правилами №1000/5, а строки зберігання типових документів — Переліком №578/5.

2. Строки зберігання електронних документів = строкам паперових. У ст. 13 Закону №851 прямо передбачено, що строк зберігання електронних документів на електронних носіях не може бути меншим за строк для відповідних паперових документів. А в п. 1.8 Переліку №578/5 зазначено, що строки зберігання документів на електронних носіях відповідають строкам аналогічних документів на папері. Тобто для розрахунків із працівниками (нарахування зарплати, ЄСВ, персоніфікована звітність) електронні файли повинні зберігатися стільки ж, скільки й відповідні паперові.

3. Обов’язок дублювати документи тривалого строку в папері. Згідно з п. 4 розд. I Порядку №1886/5, установи з електронним документообігом зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій і електронній. До таких належать, зокрема, особові справи працівників та пов’язані з ними заяви й кадрові накази, строк зберігання яких за ст. 493 Переліку №578/5 становить 75 років, а також персоніфіковані відомості про заробітну плату, що також зберігаються 75 років. Для цих документів «лише електронний архів» не відповідає вимогам — паперова форма (оригінал або засвідчена копія електронного документа) обов’язкова.

4. Коли можна обмежитися тільки електронною формою. Той самий п. 4 розд. I Порядку №1886/5 передбачає, що створення документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим. Це означає, що заяви на відпустку, накази про щорічні та більшість соціальних відпусток, частина розрахункових документів із короткими строками зберігання можуть існувати лише як електронні документи, за умови дотримання вимог до ЕДО та архівування.

5. Висновок щодо повністю електронного архіву. Норми Закону №851, Порядку №1886/5 і Переліку №578/5 у сукупності дозволяють вести електронний архів кадрових і зарплатних документів, але не дозволяють повністю відмовитися від паперу для документів тривалого й постійного зберігання. Реально «тільки електронно» можна зберігати лише ті кадрові та розрахункові документи, строк зберігання яких не перевищує 10 років; усе, що підлягає зберіганню 75 років (особові справи, персоніфіковані зарплатні дані тощо), має бути і в електронній, і в паперовій формі.

Зараз законодавство дозволяє повністю електронний архів лише для документів тимчасового строку зберігання, а для всіх ключових розрахунків із працівниками на довгий строк потрібен комбінований (електронний + паперовий) варіант.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?