Перелік документів для архіву при ліквідації ТОВ

Під час ліквідації ТОВ до архівної установи передають усі документи тривалого зберігання, насамперед з кадрових питань (особового складу) зі строком зберігання 75 років, а також документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків за останні 1825 днів (5 років), що передують даті ліквідації. Кадрові документи й зарплатні відомості передаються в упорядкованому вигляді за описами справ, як архівні справи з кадрових питань і бухгалтерськими документами щодо зарплати.

Обґрунтування

1. Які саме кадрові документи передають до архіву.
   Відповідно до п. 3 гл. 3 розд. XV Правил № 1000/5, у разі ліквідації юрособи її архівні справи, що не належать до Національного архівного фонду, зокрема документи з кадрових питань (особового складу), передаються до трудового архіву або приватної архівної установи. До таких документів належать:

   • накази (розпорядження) про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво, заохочення;
   • особові справи звільнених працівників (заяви, автобіографії, копії паспорта, дипломів, документів про пільги тощо);
   • особові картки працівників за типовою формою № П-2;
   • трудові договори (контракти) з працівниками;
   • цивільно-правові договори з фізичними особами;
   • незатребувані трудові книжки, якщо вони зберігалися у роботодавця;
   • документи щодо нарахування та виплати заробітної плати (особові рахунки, розрахунково-платіжні відомості, персоніфіковані відомості / податкові розрахунки з ЄСВ, ПДФО, ВЗ).

2. Строк зберігання й період, за який передають кадрові та зарплатні документи.
   Кадрові накази тривалого строку, особові рахунки із зарплати, а за їх відсутності розрахункові відомості, а також інші документи з особового складу належать до документів тривалого зберігання (75 років) за Переліком № 578/5. Такі справи формуються та передаються до архівної установи за весь період діяльності підприємства, оскільки їх строк зберігання ще не закінчився. Заяви працівників, що увійшли до особових справ, передаються разом з ними як складові документів особової справи. Документи тимчасового строку зберігання (1, 3, 5 років) можуть бути відібрані до знищення після закінчення строків їх зберігання за результатами експертизи цінності.

3. Документи з господарської діяльності та податків і період їх передання.
   Документи, що підтверджують обчислення і сплату податків і зборів, відповідно до п. 44.1 ПКУ, зберігаються не менше встановлених строків, а при ліквідації підлягають передачі до архіву за період діяльності не менше 1825 днів (5 років), що передували даті ліквідації. До них належать:

   • первинні документи щодо доходів/витрат, акти, накладні;
   • банківські та касові документи;
   • регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність;
   • податкові декларації, зокрема з єдиного податку або податку на прибуток.

4. Форма й стан документів при передачі до архіву.
   Документи мають бути впорядковані за вимогами розд. VI гл. 2 Правил № 1000/5:

   • згруповані у справи (не більше 250 аркушів у справі), прошиті у тверду обкладинку;
   • аркуші пронумеровані, у справі складено внутрішній опис та засвідчувальний напис;
   • на всі справи, що передаються, складають архівні описи (окремо для кадрових справ, окремо для інших тривалого/постійного зберігання).
     Якщо частина документів первісно існує в електронному вигляді і має тривалий строк (понад 10 років), для архіву потрібно створити паперові екземпляри згідно з Порядком № 1886/5.

5. Документи, які зазвичай не передають до архівної установи.
   Первинна бухгалтерська документація з короткими строками зберігання (1–3 роки), а також інші документи тимчасового зберігання, як правило, не передаються до зовнішньої архівної установи. Вони можуть бути знищені після закінчення строку зберігання за актом вилучення для знищення, оформленим за Правилами № 1000/5, за умови відсутності податкових спорів та завершення перевірок.

Перед переданням до архіву доцільно скласти внутрішній перелік справ, що підлягають тривалому зберіганню, та звірити його зі строками за Переліком № 578/5.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?