Документи для підтвердження реалізації продукції: вимоги та нюанси

Так, наведеного комплекту документів достатньо для підтвердження реалізації продукції, її списання та визнання доходу в бухгалтерському і податковому обліку. Видаткову накладну необхідно оформляти навіть за відсутності підпису покупця-фізичної особи.

Для цілей бухгалтерського та податкового обліку господарські операції повинні підтверджуватися первинними документами відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

У разі дистанційного продажу продукції фізичним особам із доставкою через перевізника підтвердженням господарської операції є сукупність документів: банківська виписка про надходження передоплати на поточний рахунок за реквізитами IBAN, видаткова накладна підприємства та документ перевізника (експрес-накладна, транспортна накладна, документ про вручення відправлення), який підтверджує передачу продукції покупцеві. Відповідно до ст. 664 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 обов'язок продавця щодо передання товару вважається виконаним у порядку, визначеному договором, зокрема шляхом передачі товару перевізнику або вручення його покупцеві.

Якщо покупець здійснює оплату шляхом прямого переказу коштів на поточний рахунок підприємства за реквізитами IBAN, а не із застосуванням платіжного інструменту під час проведення розрахункової операції, така оплата підтверджується банківською випискою. За наведених умов операція не є розрахунковою у розумінні Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій...» https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80.

Видаткову накладну оформляти необхідно незалежно від того, що вона не міститиме підпису покупця. Саме цей документ є підставою для списання готової продукції з бухгалтерського обліку та відображення її вибуття. Один примірник видаткової накладної залишається у підприємства, інший може вкладатися до відправлення покупцю.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text відсутність окремих реквізитів або неістотні недоліки первинного документа не позбавляють його юридичної сили, якщо вони не перешкоджають ідентифікації учасників господарської операції, її змісту, обсягу та дати здійснення. У цьому випадку факт передачі товару підтверджується документами перевізника про вручення відправлення покупцю.

Видаткова накладна повинна містити реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та п. 2.4 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, зокрема назву документа, дату складання, найменування підприємства, відомості про покупця, номенклатуру продукції, її кількість, одиницю виміру, а також посаду, прізвище та підпис відповідальної особи підприємства, яка здійснила відпуск продукції.

Для забезпечення належного документального підтвердження операції доцільно зазначати у видатковій накладній або у внутрішньому реєстрі відвантажень номер експрес-накладної перевізника та номер замовлення. Це забезпечить однозначний зв'язок між видатковою накладною, банківською випискою та документом перевізника про вручення продукції покупцеві.

Також доцільно закріпити у правилах документообігу підприємства відповідно до п. 2.5 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, що при реалізації продукції фізичним особам із доставкою через перевізника підтвердженням передачі товару є видаткова накладна підприємства разом із документом перевізника про вручення відправлення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!