Помилковий розрахунок за паливною карткою: повернення та облік витрат

Підприємству компенсуючу податкову накладну не потрібно складати взагалі, а для працівника перерахунок суми до повернення робити не потрібно за умови, що він уже повернув фактично списану з паливної картки суму 1 768 грн.

Обґрунтування

1. Характер помилки працівника і ПДФО/військовий збір. Оплата працівником власного пального паливною карткою підприємства є використанням коштів підприємства на особисті потреби, але якщо працівник добровільно повертає цю суму в розумний строк, підстав для оподаткування як додаткового блага немає. У випадку, коли працівник не повертає надміру витрачені або безпідставно використані суми, їх розглядають як додаткове благо і оподатковують за п. 164.2.17 Податкового кодексу України із застосуванням ПДФО і військового збору, але у вас сума 1 768 грн уже повернена на рахунок підприємства до закінчення звітного періоду, тож оподатковуваного доходу не виникає.

2. Компенсуюча податкова накладна з ПДВ. Компенсуючу ПН за п. 198.5 ПКУ складають, коли придбані з ПДВ товари чи послуги використовуються в негосподарській або звільненій від ПДВ діяльності, і підприємство фактично не отримує компенсації вартості таких товарів (робіт, послуг). У вашій ситуації підприємство придбає пальне в ОККО для господарської діяльності, а разова «помилкова» заправка працівника компенсована йому підприємству живими грошима. У результаті підприємство не несе витрат і не використовує це пальне безоплатно або в негосподарській діяльності, тому підстав для нарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ на суму 1 768 грн немає.

3. Сума повернення працівника та різниця в цінах. Працівник уже повернув 1 768 грн, тобто суму, фактично списану з паливної картки на дату заправки, яка підтверджена чеком з додатку ОККО. Подальша постачальницька накладна від ОККО і податкова накладна на загальну суму передоплати 25 000 грн відображатимуть договірну ціну пального за підсумками місяця. Зміна ціни в документі постачальника не змінює вже виконаний обов’язок працівника – відшкодувати підприємству фактично витрачену на нього суму. Донараховувати або зменшувати суму повернення працівником через іншу «середню» чи акційну ціну пального на кінець місяця підстав немає, оскільки розрахунок між працівником і підприємством має ґрунтуватися на реальній сумі операції (чек 1 768 грн).

4. Облік перевитрати пального і негосподарських витрат. Якщо маємо негосподарську витрату пального, тоді: або перевитрата визнається негосподарською і оподатковується як додаткове благо за п. 164.2.17 ПКУ, та за неї нараховують компенсуючі ПДВ-зобов’язання за п. 198.5 ПКУ, або працівник компенсує підприємству повну вартість такого пального, і тоді ні додаткове благо, ні компенсуючі ПДВ-зобов’язання не виникають. У вашій ситуації реалізовано другий варіант: працівник повністю компенсував вартість заправки, тому підстав для визнання негосподарської перевитрати та нарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ немає.

У підсумку підприємство не реєструє компенсуючу ПН, а повернена працівником сума 1 768 грн залишається остаточною без перерахунку, незважаючи на іншу місячну ціну пального за накладною ОККО.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?