Правомірність підписання електронним підписом об'єднаних документів

Так, можна підписувати одним електронним підписом документ, що містить два договори або дві накладні, якщо в одному електронному файлі зафіксований повний зміст усіх домовленостей і реквізитів сторін.

Обґрунтування

1. Письмова форма може охоплювати кілька домовленостей. Правочин вважають таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах, у тому числі електронних, якими обмінялися сторони, або надісланих до інформаційно-комунікаційної системи сторін, причому зміст може бути зафіксований і у кількох документах із посиланнями один на одного, якщо інше не встановлено законом, що випливає з підходу ч. 1 ст. 207 Цивільного кодексу України. Отже, декілька домовленостей можуть бути оформлені як одним документом, так і декількома.

2. Електронний документ має силу оригіналу за наявності підпису. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з усіма обов’язковими реквізитами, зокрема з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного, а створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису згідно зі ст. 6 Закону №851. Тому один підпис на електронному файлі поширюється на весь його зміст, у тому числі на кілька договорів чи кілька накладних, включених до нього.

3. Електронний договір прирівнюється до паперового незалежно від кількості розділів. Електронний договір має таку саму юридичну силу, як і паперовий, за умови дотримання вимог до форми і підписання, передбачених ст. 11 та 12 Закону №675 і Законом №851. Норми не забороняють у межах одного електронного документа оформити кілька окремих домовленостей чи декілька первинних документів, якщо це чітко структуровано й зрозуміло сторонам.

4. Важлива чітка ідентифікація кожного договору/накладної. Щоб уникнути спорів, у такому «об’єднаному» документі варто:

   • явно виділити кожен договір або кожну накладну (номер, дата, предмет);
   • забезпечити наявність усіх обов’язкових реквізитів окремо для кожної частини;
   • за потреби зазначити в тексті, що сторони погоджуються підписувати одним електронним підписом документ, який містить декілька договорів/накладних.

Юридична сила визначається не кількістю договорів чи накладних у файлі, а дотриманням вимог до форми, реквізитів та електронного підпису.