Організація списання дизельного пального без ліцензії для фермерів

Щоб у контролерів не виникло звинувачень у безліцензійному зберіганні пального, господарство має чітко підтвердити первинними документами: пальне не накопичується і не зберігається в резервуарах/бочках/єврокубах господарства, а потрапляє виключно в баки техніки або списується в момент отримання.

Паливний бак транспортного засобу чи самохідної сільгосптехніки за законодавством не є місцем зберігання пального.

1. Допустимі варіанти отримання пального без ліцензії

Заправка на АЗС за паливними картками або талонами: пальне заливається постачальником безпосередньо в баки техніки/автомобілів. Підтвердженням є чеки АЗС та щомісячний реєстр (звіт) емітента карток.
Заправка бензовозом постачальника «з коліс» у полі: постачальник привозить ДП своїм бензовозом і заправляє техніку безпосередньо в баки (послуга доставки із заправкою). У договорі та видаткових/ТТН обов’язково фіксується розлив безпосередньо в баки техніки (із зазначенням номерів тракторів/комбайнів), без зливу в будь-які стаціонарні чи пересувні ємності ФГ.

Важливо: наявність на подвір'ї або мехдворі навіть порожніх бочок, цистерн чи єврокубів зі слідами ДП під час фактичної перевірки податкова розцінює як факт зберігання пального без ліцензії.

2. Наказ про норми витрат та облікову політику

Затвердьте внутрішнім наказом по ФГ норми витрат ПММ для кожної марки техніки за видами робіт (оранка, культивація, посів, дискування, збирання, перевезення) з урахуванням допустимих коефіцієнтів (складність рельєфу, стан ґрунту тощо).
Цим же наказом установіть порядок документального оформлення: форми облікових листів, подорожніх листів та періодичність складання актів списання.

3. Організація документообігу та щоденного обліку

Для безпечного списання потрібен ланцюжок документів без розриву дат і літражу:

Отримання пального: чеки АЗС / ТТН від постачальника із зазначенням заправки в конкретну техніку.
Облік роботи техніки:

для тракторів і комбайнів — Обліковий лист тракториста-машиніста (форма № ПСГ-3 або самостійно розроблена адаптована форма). У ньому фіксуються: залишок ДП в баку на початок зміни, видано (заправлено), фактично відпрацьовано (культура, поле, площа в га / тонно-кілометри), нормативні та фактичні витрати, залишок у баку на кінець зміни.
для вантажних та легкових автомобілів — Подорожні листи або маршрутні листи із фіксацією показників одометра та залишків у баку.

Відомість обліку видачі (заправки) ПММ: якщо заправка проводилася бензовозом постачальника в полі, кожен механізатор розписується за фактично отримані в бак літри.

Акт на списання пального: складається комісією наприкінці місяця (або декади). У ньому узагальнюються витрати за кожною одиницею техніки із зазначенням норм, фактичних витрат, обсягу виконаних робіт і відхилень (якщо вони були).

4. Бухгалтерські проведення та контроль залишків

У бухгалтерському обліку не повинно зависати пальне на «центральному складі»:

Дт 203/Техніка в розрізі машин (Пальне в баках) — Кт 631 — оприбуткування ДП відразу за матеріально відповідальними особами (трактористами, водіями) у межах місткості баків відповідної техніки.
Дт 23 (рослинництво, конкретна культура/поле) — Кт 203/Техніка — списання пального на собівартість виконаних робіт на підставі акта списання та облікових листів.

Залишок по рахунку 203 на кінець звітного періоду повинен суворо дорівнювати сумарному залишку ДП у паливних баках працюючої техніки (за даними облікових листів/замірів) і не перевищувати їхню паспортну місткість.

Відповідно до Закону України від 18.06.2024 № 3817-IX

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#n450

1. Стаття 28. Основні вимоги до зберігання пального

Частина 1: Встановлює пряму вимогу, що діяльність зі зберігання пального здійснюється суб’єктами господарювання за наявності відповідної ліцензії (зокрема ліцензії на зберігання пального виключно для потреб власного споживання).

Частина 5 (Пільга на дрібну тару): Дозволяє зберігати пальне для потреб власного споживання без ліцензії у споживчій тарі, тарі споживача та поворотній тарі об'ємом до 60 літрів включно кожна. Тобто каністри до 60 л під ліцензію не підпадають, а от бочки на 200 л чи єврокуби на 1000 л без ліцензії використовувати суворо заборонено.

Частина 6 (Обов'язок мати первинні документи): Прямо забороняє зберігання та/або використання пального, отримання якого не підтверджено первинними документами на придбання/прийняття. Саме ця норма є підставою для ДПС перевіряти накладні, ТТН та акти списання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!