Ситуація з військовим обліком: дії при помилках у Дії

Вам потрібно виправити дані по обом працівникам через ПФУ, а вже потім повторювати дії в «Дії» / «Оберозі», самою лише актуалізацією в «Дії» це не вирішиться.

Обґрунтування

1. По працівнику А: неправильний тип події в оперативних відомостях ПФУ. ПФУ підтвердив, що отримав запис як «прийняття», а не «звільнення», отже статус у Реєстрі застрахованих осіб лишився «працює». Оскільки роботодавець самостійно змінити вид події в оперативних відомостях не може, слід подати до ПФУ письмове звернення через «Комунікації з ПФУ» в кабінеті страхувальника або на папері, з проханням виправити запис і зафіксувати саме звільнення на фактичну дату, додавши скан/копію наказу про звільнення і, за наявності, витяг з об’єднаної звітності, де показано звільнення. Аналогічний підхід використовується, коли помилково зафіксували звільнення або іншу некоректну подію й самостійно виправити неможливо — у такому разі ПФУ вносить зміни на підставі звернення та підтвердних документів.

2. По працівнику Б: відсутнє оперативне повідомлення до ПФУ. За постановою КМУ від 22.11.2024 №1332 роботодавці‑«критики» зобов’язані не пізніше наступного дня передавати до ПФУ відомості про прийняття, переведення, звільнення, поновлення та тимчасове припинення/відновлення трудового договору через вебпортал ПФУ в електронній формі з КЕП (постанова КМУ №1332). Оскільки по Б таке повідомлення взагалі не подавалось, тепер потрібно: 1) перевірити, що в об’єднаній звітності (4ДФ/Д5) за місяць звільнення правильно відображено факт звільнення; 2) звернутися до ПФУ з письмовою заявою (через кабінет страхувальника або на папері) з проханням внести до Реєстру застрахованих осіб запис про звільнення на фактичну дату, додавши наказ і витяги зі звітності. Окремо варто пояснити, що технічно подати «заднім числом» оперативні відомості за постановою №1332 зараз неможливо, тому просите оновити запис вручну.

3. Чому «Дія» не дає актуалізувати А і Б та показує технічну помилку. Сервіс актуалізації в «Дії» працює на основі даних Реєстру застрахованих осіб ПФУ: якщо ПФУ «бачить» працівника як працюючого, «Дія» теж вважає його вашим працівником. Якщо в Реєстрі щодо цих осіб є некоректні або суперечливі дані (неправильний тип події, відсутній запис про звільнення), то автоматичні перевірки не проходять, через що сервіс може повертати технічну помилку й радити звернутись до ПФУ. Спершу потрібно домогтися, щоб ПФУ виправив записи (закрив період роботи, встановив статус «звільнений»), а вже потім повторювати актуалізацію або, за потреби, ініціювати видалення запису про працевлаштування через «Дію».

4. Рекомендований алгоритм дій зараз.

   1. Підготуйте по кожному працівнику окреме звернення до ПФУ через кабінет страхувальника («Комунікації з ПФУ» – «Звернення» / «Заява (клопотання)») або листом, виклавши ситуацію, вказавши правильну дату звільнення та попросивши виправити / внести запис у Реєстр застрахованих осіб.
   2. Додайте до звернень скановані накази про звільнення, за можливості – виписки з об’єднаної звітності із рядком звільнення.
   3. Після підтвердження з боку ПФУ (або після того, як у кабінеті страхувальника перестануть «висіти» ці особи як працюючі) повторіть спробу актуалізувати дані в «Дії» та, за потреби, подайте заяву на видалення відомостей про працевлаштування.
   4. Якщо помилка в «Дії» збережеться після оновлення інформації ПФУ, зверніться до техпідтримки «Дії» із зазначенням, що записи в ПФУ вже виправлені, і додайте копії відповіді ПФУ чи скріни кабінету страхувальника.

Після того як ПФУ виправить трудові відносини в Реєстрі застрахованих осіб, «Дія» перестане відображати працівників А і Б як діючих працівників підприємства.