Відрядження за кордон: нюанси нарахування добових та податків

У вашій ситуації можна нарахувати 4500 грн добових за 3 дні закордонного відрядження, але порядок оподаткування і можливого повернення частини добових залежить від того, чи фактично було перетнуто кордон і що передбачено у вашому Положенні про відрядження.

Обґрунтування

1. Ліміт і валюта добових при закордонному відрядженні. Для закордонних відряджень неоподатковуваний розмір становить не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом НБУ, а підприємство може встановити суму добових у гривнях, головне — не перевищити еквівалент 80 євро за день згідно з пп. 170.9.1 ПКУ. Тому 1500 грн на день як закордонні добові допустимо, якщо в день відрядження ця сума не перевищує еквівалент 80 євро, і це зафіксовано в положенні / наказі.

2. Чи можна за всі 3 дні рахувати закордонні добові, якщо частину дня працівник у дорозі по Україні. Податкова норма встановлює граничний розмір закордонних добових на кожний день відрядження, а не на кожний день фізичного перебування за кордоном, без прямої прив’язки до часу перетину кордону, що випливає з формулювання пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, на яке орієнтуються роз’яснення (зокрема в матеріалі про поїздку до Молдови). Тому для небюджетного підприємства закон не вимагає автоматично ділити день на «українські» і «закордонні» добові. Ви можете:

   • або встановити, що всі 3 календарні дні цього відрядження — закордонні добові (1500 грн × 3 = 4500 грн);
   • або в своєму Положенні прямо передбачити, що дні/частини днів до перетину кордону оплачуються за нормами по Україні, а з моменту перетину — закордонними.
     Головне — щоб правила були чітко прописані у внутрішньому документі і застосовувалися послідовно.

3. Якщо працівника не пропустили через кордон. У такому випадку фактично відрядження за кордон не відбулося. Працівник фактично перебував у відрядженні в межах України. Для відряджень по Україні неоподатковуваний ліміт добових становить 0,1 мінімальної зарплати за кожен календарний день, у 2026 році це 864,70 грн на день згідно з п. 170.9.1 Податкового кодексу України. Якщо ви залишите за ним 1500 грн за день як добові, то:

   • до неоподатковуваного доходу потрапить 864,70 грн за день;
   • сума перевищення (1500 – 864,70 = 635,30 грн за день) стане додатковим доходом працівника і оподатковуватиметься ПДФО з «натуральним» коефіцієнтом та військовим збором, як це випливає з підходу ДПС до оподаткування перевищення добових (аналогічно описано в матеріалі про відрядження по Україні і в роз’ясненні щодо добових як оподатковуваного доходу на підставі пп. 170.9.1 ПКУ).

4. Чи обов’язково вимагати повернення частини добових, якщо кордон не перетнули. Закон не зобов’язує працівника повертати «зайві» добові. Якщо ви не змінюєте наказ і не визнаєте частину суми як таку, що підлягає поверненню, то сума, що перевищує неоподатковуваний ліміт по Україні, стає оподатковуваним доходом (ПДФО + військовий збір). Якщо ж ви хочете уникнути оподаткування, керівник може:

   • скасувати закордонне відрядження з певної дати;
   • визначити фактичну тривалість внутрішньоукраїнського відрядження;
   • вимагати повернення частини авансу, щоб фактично виплачені добові за ці дні відповідали або вашій внутрішній нормі по Україні, або принаймні не перевищували 864,70 грн за день.

5. Фактичні дні відрядження та підтвердні документи. Для звільнення добових від оподаткування важливо, щоб фактична кількість днів відрядження визначалася за наказом про відрядження і була підтверджена відповідними документами (проїзні документи, інші підтвердження фактичного перебування), як того вимагає п. 170.9.1 Податкового кодексу України. Якщо працівника не пропустили, наказ доцільно скоригувати (або видати наказ про скасування/зміну строків), і тоді добові за фактичні дні можна оформити як внутрішньоукраїнські.

Зверніть увагу

Щоб уникнути спорів і донарахувань, у Положенні про відрядження варто:

• окремо прописати, як нараховуються добові:
  • у день виїзду/повернення, якщо частину дня працівник у дорозі територією України;
  • у разі неперетину кордону з незалежних від працівника причин;
• визначити, коли роботодавець вимагає повернення частини авансу, а коли визнає перевищення як оподатковуваний дохід згідно з п. 170.9.1 ПКУ.

Правильне оформлення наказів і Положення дасть змогу або законно виплатити 4500 грн без зайвих коригувань, або коректно обкласти податками чи повернути надлишок авансу.