Виплата авансу зарплати: можливі порушення та облік ситуації

Так, перенесення виплати з 19.09 на 21–22.09 буде порушенням установленого строку, оскільки нестача коштів не є підставою для затримки, але з облікового боку це просто заборгованість із зарплати; спеціальних коригувальних проводок не потрібно, важливо зафіксувати причини наказом керівника.

Обґрунтування

1. Строки виплати зарплати порушуються при виплаті після встановленої дати. Зарплата має виплачуватися регулярно в строки, визначені колдоговором чи іншим актом роботодавця, але не рідше двох разів на місяць, з інтервалом не більше 16 календарних днів і не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який вона нарахована, що прямо встановлено ст. 115 КЗпП та ст. 24 Закону про оплату праці (ст. 24 Закону №108/95-ВР). Якщо локальним актом передбачено 19 число, а фактично виплата буде 21–22, це є несвоєчасною виплатою.

2. Відсутність коштів не звільняє від обов’язку своєчасної виплати. Фінансові труднощі підприємства не є підставою не дотримуватися строків виплати зарплати, оскільки працівник виконав роботу і має право на своєчасне одержання оплати праці, що випливає з норм КЗпП і Закону про оплату працю, які встановлюють безумовний обов’язок роботодавця забезпечити виплату у визначені строки (ст. 24 Закону №108/95-ВР). Тому перенесення дати тільки через нестачу коштів формально є порушенням і несе ризик штрафу за ст. 265 КЗпП, якщо це буде виявлено інспекцією.

3. Як оформити перенесення строку, щоб зменшити ризики. Для разового перенесення дати доцільно видати наказ керівника про зміну строку виплати авансу за вересень із 19.09 на 21 (22). У наказі потрібно: 1) послатися на ст. 24 Закону про оплату праці; 2) вказати причину (наприклад, тимчасова технічна або організаційна неможливість, перебої з фінансуванням); 3) зазначити конкретну нову дату виплати; 4) ознайомити працівників з наказом під підпис чи електронно. Це не скасує самого факту порушення, але продемонструє належне документальне оформлення.

4. Відображення в бухгалтерському обліку. Облік будується стандартно: на дату нарахування авансу відображається заборгованість підприємства перед працівниками на субрахунку 661. До моменту фактичної виплати ця сума обліковується як кредиторська заборгованість із заробітної плати, а при виплаті 21–22.09 відбувається її погашення. Ніяких спеціальних «заднім числом» проводок або окремих бухгалтерських довідок для правомірності не потрібно, достатньо коректних первинних документів (розрахункові відомості, платіжні документи) та внутрішнього наказу.

Несвоєчасна виплата на 2–3 дні формально є порушенням строків, але в обліку відображається як звичайна кредиторська заборгованість із заробітної плати з належним внутрішнім наказом про перенесення дати.