Як правильно списати витрати на виплату за пай

Щоб списати цю суму в бухгалтерії, вам потрібно провести взаємозалік (розрахунок третьою стороною) без залучення каси підприємства.

Оскільки підприємство фактично оплатило витрати на юриста замість внучки (спадкоємиці), у неї виник борг перед вашою компанією. Водночас у підприємства є борг перед внучкою по виплаті паю. Оптимальний варіант — закрити ці борги зустрічною зарахуванням.

Оформлення документів (Обов'язково!)
Оскільки оплата юристу йшла «на руки» (готівкою без офіційних чеків/квитанцій від юриста), проводити ці гроші як прямі судові витрати підприємства не можна — податкова зніме такі витрати.

Найкращий і найбезпечніший шлях:

Заява від внучки: Внучка пише заяву на ім'я директора: «Прошу виплатити мені належну суму орендної плати (паю) у розмірі 66 789 грн наступним чином: 66 540 грн перерахувати на користь [ПІБ юриста / або вказати як оплату моїх витрат на юридичний супровід справи про спадщину] за моїм дорученням, а залишок суми (або за мінусом утриманих податків) виплатити мені на банківську картку».

Договір/Дод. угода або Акт взаємозаліку: Складається тристороння угода або заява-доручення, де чітко зафіксовано, що підприємство за дорученням спадкоємиці погасило її приватні витрати, і ця сума зараховується в рахунок виплати паю.

Відповідно до ст. 601 ЦКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3014

Оподаткування (Важливий нюанс)
Зверніть увагу: 66 789 грн — це нарахована (брутто) чи чиста сума?
Підприємство як податковий агент зобов'язане утримати з нарахованого паю померлої особи, який тепер виплачується спадкоємцю:
ПДФО — 18%
Військовий збір — 5%

Якщо 66 789 грн — це «чиста» сума до видачі після податків, тоді все сходиться. Якщо це «брутто», то спочатку треба відняти податки, інакше виникне недоплата до бюджету.

Бухгалтерські проводки (Без каси)
Припустимо, що сума 66 789 грн — це вже чиста сума до виплати спадкоємиці, а витрати на юриста (66 540 грн) були раніше видані під звіт або сплачені підприємством.

Варіант через підзвітну особу (якщо гроші юристу виносив працівник підприємства):
Дт 372 — Кт 311 (або 301) = 66 540 грн — видано кошти працівнику підприємства на витрати (або знято з рахунку).
Дт 685 (Внучка) — Кт 372 = 66 540 грн — на підставі авансового звіту та заяви внучки, оплату юристу визнано як перерахування коштів в інтересах внучки

.
Дт 631/685 (Нарахування паю) — Кт 685 (Внучка) = 66 540 грн — проведено взаємозалік (списання частини боргу за пай в рахунок оплачених юристів).

Дт 631/685 (Нарахування паю) — Кт 311 = 249 грн (66 789 - 66 540) — залишок паю перераховано внучці на її особисту банківську картку.

Результат: Каса підприємства в день виплати паю взагалі не задіяна. Гроші списані безготівково, закриті заявою та актом взаємозаліку.

Відображення у звітності (4ДФ)
У податковому розрахунку (додатку 4ДФ) за відповідний місяць 2026 року цю виплату потрібно показати під ІПН внучки (оскільки вона є фактичним отримувачем доходу за спадщиною) з ознакою доходу «195» (або «106» залежно від типу угідь). Сума доходу відображається у періоді її фактичного «списання»/взаємозаліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!