Облік штрафів за ПДР: лізинг, компенсації та податкові наслідки

Компенсація лізингодавцю суми штрафу відображається як штрафна санкція, а не як оплата послуг. Якщо водій відшкодовує підприємству цю суму як заподіяну шкоду, підстав для нарахування ПДФО та військового збору не виникає, оскільки жодного доходу він не отримує.

У відносинах між лізингоодержувачем і лізингодавцем така сума, як правило, оформлюється як неустойка або штрафна санкція за порушення правил експлуатації предмета лізингу. Якщо вона оформлена саме таким чином, відповідно до п. 188.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text штрафи та пеня не включаються до бази оподаткування ПДВ. У такому випадку лізингодавець не складає податкову накладну.

Проведення:

Отримано претензію від лізингодавця — Дт 948 – Кт 685.

Оплачено претензію — Дт 685 – Кт 311.

Якщо підприємство застосовує податкові різниці, необхідно враховувати вимоги пп. 140.5.11 Податкового кодексу України. Різниця може виникати лише у разі сплати господарських санкцій на користь неплатника податку на прибуток. Оскільки лізингові компанії, як правило, є платниками податку на прибуток, такі витрати як у високодохідників, так і у малодохідників впливають на фінансовий результат відповідно до правил бухгалтерського обліку, тобто визнаються витратами та зменшують як бухгалтерський, так і податковий фінансовий результат.

Щодо стягнення з винної особи

Стягнення суми штрафу з водія здійснюється на підставі загальних норм про матеріальну відповідальність працівників, визначених ст. 130 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. Окремо передбачати такий обов'язок у трудовому договорі не обов'язково, хоча доцільно закріпити обов'язок дотримання Правил дорожнього руху у посадовій інструкції.

Слід розуміти, що в цій ситуації йдеться саме про відшкодування працівником шкоди, заподіяної підприємству. Шкода полягає в тому, що підприємство було змушене компенсувати лізингодавцю суму, яку той сплатив у зв'язку з притягненням до відповідальності як власника транспортного засобу. При цьому штраф накладається не на водія, а на керівника (відповідальну особу) лізингодавця як власника транспортного засобу. Тому не можна вважати, що підприємство «сплатило штраф за водія». Насправді підприємство виконало свій договірний обов'язок перед контрагентом, а питання про стягнення завданої цим шкоди з водія є окремим питанням матеріальної відповідальності працівника.

Притягнення працівника до матеріальної відповідальності відповідно до ст. 130 та ст. 136 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 є правом роботодавця, а не його обов'язком. Якщо роботодавець не проводив службового розслідування, не видавав наказ про покладення на працівника матеріальної відповідальності та не визнавав у бухгалтерському обліку заборгованість працівника (зокрема, не відображав її на субрахунку 377), то юридично заборгованість працівника перед підприємством не виникла. За таких обставин неможливо говорити про «прощення боргу», оскільки самого боргу не існує, а отже відсутні й підстави для застосування пп. «д» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Відповідно, якщо підприємство приймає рішення не притягувати водія до матеріальної відповідальності та не стягувати з нього суму заподіяної шкоди, жодного додаткового блага у працівника не виникає, оскільки він не отримує жодного доходу чи економічної вигоди.



Якщо підприємтсво вирішує стягувати матеріальну шкоду:

За ст. 132 КЗпП працівник несе обмежену матеріальну відповідальність за пряму дійсну шкоду, заподіяну підприємству під час виконання трудових обов'язків, але не більше свого середнього місячного заробітку. Укласти з водієм договір про повну матеріальну відповідальність лише у зв'язку з виконанням ним функцій водія не можна, оскільки ця посада не включена до Переліку посад і робіт №447/24. Оскільки сума штрафу за порушення ПДР зазвичай не перевищує середньомісячний заробіток працівника, підприємство має право стягнути її повністю.

Для підтвердження вини працівника необхідно мати копію постанови про накладення адміністративного штрафу, отриману від лізингодавця разом із рахунком або претензією, а також документи, що підтверджують закріплення автомобіля за конкретним водієм на момент порушення (шляховий лист, наказ про закріплення автомобіля, журнал виїзду, дані GPS тощо). Від працівника необхідно витребувати письмове пояснення. Якщо він відмовляється його надати, складається відповідний акт за підписами не менше двох свідків. Також оформлюється службова записка або акт про встановлення факту заподіяння матеріальної шкоди із зазначенням її розміру відповідно до ст. 138 КЗпП.

Якщо працівник добровільно погоджується відшкодувати суму, він може подати заяву про утримання відповідної суми із заробітної плати або самостійно внести кошти до каси чи на поточний рахунок підприємства. Таке право передбачене ч. 5 ст. 130 КЗпП. На підставі заяви керівник видає наказ про утримання. Якщо є письмова згода працівника, обмеження щодо утримання не більше 20 % заробітної плати не застосовується.

Якщо працівник не погоджується добровільно компенсувати шкоду, застосовується порядок, визначений ст. 136 КЗпП. Керівник повинен видати наказ про притягнення до матеріальної відповідальності не пізніше ніж через два тижні з дня виявлення шкоди. Працівника необхідно ознайомити з наказом під підпис, а до виконання наказ може бути переданий не раніше ніж через сім днів після такого ознайомлення. Відповідно до ст. 128 КЗпП при кожній виплаті заробітної плати розмір утримань не може перевищувати 20 % суми, що належить працівникові до виплати. Якщо двотижневий строк пропущено або працівник заперечує підстави чи розмір шкоди, стягнення можливе лише в судовому порядку. Строк звернення до суду становить один рік із дня виявлення шкоди.

Положення про обов'язок дотримання Правил дорожнього руху та обов'язок дбайливо ставитися до майна роботодавця доцільно передбачити у посадовій інструкції або правилах внутрішнього трудового розпорядку, що полегшує доведення вини працівника відповідно до ст. 138 КЗпП.

Щодо ПДФО та військового збору, у цій ситуації вони також не виникають. Водій не отримує доходу, а лише відшкодовує підприємству заподіяну ним матеріальну шкоду, тому підстав для оподаткування ПДФО та військовим збором немає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!