Оформлення товарного обліку при закритті та відкритті ФОП

Ні, обов’язкового «акта на залишки при закритті» закон не вимагає, але для себе його доцільно мати, а при новому відкритті ФОП ці старі залишки з опису від 26.11.2021 як «амністовані» ви не зможете повторно легалізувати тим самим способом, тому доведеться або працювати з ними як з особистим майном, або оформлювати нові первинні документи за діючими правилами.

Обґрунтування

1. Що робити з товаром на момент закриття ФОП
Формального обов’язку складати окремий акт залишків на дату припинення діяльності закон не встановлює, але бажано зафіксувати, які товари були в наявності, щоб у разі перевірки підтвердити, що вони не були реалізовані як підприємницький дохід.
Рекомендовано скласти внутрішній акт/опис залишків на дату закриття з переліком техніки, кількістю та умовною вартістю за аналогією до опису для товарного обліку, вимога мати первинку на товари випливає зі статті 44 Податкового кодексу України та статті 20 Закону про РРО.

2. Чи можна при новій реєстрації ФОП знову використати опис від 26.11.2021
Опис залишків від 26.11.2021 є елементом так званої «товарної амністії» та міг бути складений тільки один раз, датований саме 26.11.2021, і стосувався лише тих ФОП, які були зареєстровані на цю дату.
Після припинення діяльності у 2023 році та повторної реєстрації у 2026 році ви не можете вдруге застосувати той самий опис як «стартовий» для нового ФОП, оскільки товарна амністія була одноразовою процедурою, а тепер діє загальний порядок підтвердження походження товарів через первинні документи, перелік яких для ФОП сформульований у наказі Мінфіну від 03.09.2021 №496.

3. Як вводити цю техніку в облік при новій реєстрації ФОП
При новій реєстрації у 2026 році техніка фактично є вашим особистим майном і може бути введена в підприємницьку діяльність.
Можливі підходи до оформлення:

• скласти акт введення/передачі особистого майна до активів ФОП із переліком техніки, кількістю та оціночною вартістю (внутрішній документ ФОП);
• якщо у вас буде обов’язок вести товарний облік за Порядком №496, відобразити цю техніку в описі залишків на дату початку ведення Форми обліку як перший запис на підставі самостійного опису залишків, що допускається пунктом 5 розділу ІІ Порядку №496; у такому описі кількість та ціна можуть бути визначені ФОП без первинних документів.

4. Чи потрібно вести товарний облік щодо цієї техніки після нового відкриття
Обов’язок вести облік товарних запасів за Формою з Порядку №496 залежить не від факту наявності старої техніки, а від системи оподаткування та виду товару.
Відповідно до абзацу 2 пункту 12 статті 3 Закону про РРО ФОП 2 групи або 3 групи 5% без ПДВ звільняються від ведення обліку товарних запасів, якщо не торгують технічно складними побутовими товарами на гарантії, ліками чи ювелірними виробами; якщо ж ви почнете продавати саме таку техніку, доведеться вести Форму обліку та мати первинні документи.

Рекомендація:
Складіть для себе акт залишків на дату закриття (2023) і при новому відкритті – акт введення цих товарів у діяльність ФОП та, за потреби ведення товарного обліку, опис залишків на дату початку Форми обліку за Порядком №496.

Правильне документальне оформлення «перенесення» цієї техніки з особистого майна в обіг нового ФОП мінімізує питання щодо походження товару при майбутніх перевірках.