Розбіжності дат накладних і фактичного отримання товару: проблеми

Ні, сама різниця дат між видатковою накладною та ТТН не створює проблем автоматично, але безпечніше в обліку орієнтуватися на дату фактичного отримання товару, підтверджену документами перевізника, а не лише датою видаткової накладної.

Обґрунтування

1. Якою датою визнавати товар в обліку
Визнання запасів як активу прив’язується до моменту, коли підприємство фактично отримує контроль над товаром і може очікувати економічні вигоди від його використання.
У консультаціях із застосування НП(С)БО 9 «Запаси» зазначено, що саме дата фактичного отримання від перевізника (дата в експрес-накладній/ТТН) є датою оприбуткування, навіть якщо видаткова накладна постачальника датована раніше (аналогічно ситуаціям з 10/13 чи 11/17 числом у консультаціях з посиланням на НП(С)БО 9 «Запаси»).

2. Податковий кредит з ПДВ у покупця
Право на податковий кредит виникає за правилом «першої події» – або оплата, або отримання товару, залежно від того, що раніше, згідно з п. 198.2 Податкового кодексу України. Якщо оплата після отримання, то першою подією для покупця є саме дата фактичного отримання товару (дата в ТТН/експрес-накладній), навіть якщо податкова накладна у постачальника складена раніше за датою відвантаження. Це означає, що податковий кредит слід відображати у періоді фактичного отримання, а не лише орієнтуючись на дату видаткової накладної.

3. Ризики від розбіжності дат і як їх мінімізувати
Сам по собі розрив у датах первинки не є підставою для автоматичного невизнання операції, якщо реальність постачання підтверджена сукупністю документів (видатковою накладною, ТТН/експрес-накладною, договором тощо). Закон про бухоблік через ст. 9 не вимагає повного співпадіння дат усіх документів, важливими є реальність операції та належне документальне підтвердження.
Щоб зменшити ризики у майбутньому, доцільно:

• оприбутковувати товар датою фактичного отримання за ТТН/експрес-накладною, а видаткову накладну використовувати як документ продавця;
• слідкувати, щоб дата виникнення податкового кредиту відповідала першій події відповідно до п. 198.2 ПКУ;
• за значних розривів у датах зберігати пояснювальні документи (перевізника, внутрішні службові записки), які покажуть, чому товар отриманий пізніше.

Рекомендація:
Якщо зараз оприбуткування ведеться за датою видаткової накладної, варто з поточного моменту змінити підхід і фіксувати товар у обліку датою фактичного отримання за ТТН/експрес-накладною, закріпивши це в обліковій політиці, щоб уникнути претензій щодо «передчасного» відображення активів і податкового кредиту.

Коректне узгодження дат оприбуткування з фактичним отриманням товару та правилами першої події для ПДВ дозволяє істотно мінімізувати ризики при перевірках.