Питання про протоколи зміни ціни та зменшення ставок ПДВ

Частково так: логіка зменшуючих РК і нової ПН загалом вірна, але є нюанси щодо дат документів та прив’язки переплат до конкретних ПН.

Обґрунтування

1. Дати протоколів зміни ціни щодо дати додаткової угоди
Прямої заборони робити протокол(и) зміни ціни іншою датою, ніж дата додаткової угоди, немає. Важливо, щоб:

• додаткова угода чітко встановлювала нові ціни з конкретної дати (з січня 2026 року);
• протоколи не суперечили змісту ДУ і логіці фактичних операцій (щоб не виглядало як «оформлення заднім числом» без реального обґрунтування).
  Бухоблік і податки орієнтуються на реальність операції, а не на формальне співпадіння всіх дат, головне — щоб документи узгоджувалися між собою і підтверджували одну й ту саму госпоперацію.

2. Коли складається розрахунок коригування і хто його реєструє
Якщо внаслідок зміни ставок ціна за вже надані послуги зменшується, відбувається зміна суми компенсації після постачання. У такому разі:

• постачальник складає розрахунок коригування до ПН за формою додатка 2 до ПН на підставі статті 192 ПКУ, порядок складання такий самий, як для ПН, згідно з п. 21 Порядку №1307;
• зменшуючий РК реєструє покупець, і постачальник має право зменшити ПЗ тільки після реєстрації РК покупцем, згідно з п. 16 Порядку електронного адміністрування ПДВ, затвердженого постановою КМУ № 569-2014-п.

3. Переплата за «старими» ставками і її використання на акти травень–липень
Якщо після перерахунку виявляється, що за січень–квітень була переплата, і ви домовляєтесь її не повертати, а зарахувати в оплату послуг травня–липня, працює така модель:

• до «старих» ПН за січень–квітень складаються зменшуючі РК на суму зменшення компенсації (перерахунок ціни);
• при цьому кошти фактично не повертаються, а «вивільнена» сума переплати стає оплатою (передоплатою) за пізніші послуги;
• на послуги травня–липня складаються звичайні ПН на дату першої події (якщо кошти вже були отримані раніше як аванс, то ПН на аванс уже є, і надалі РК можуть «перекинути» номенклатуру або ціни, як це описано для змін номенклатури/цін у профільних матеріалах та ст. 192 ПКУ).
  Тобто тут справді йтиметься про зменшуючі РК до «старих» ПН; окрема ПН на «переплату як аванс» не потрібна, бо аванс уже був обкладений ПДВ первісною ПН.

4. Переплата, що переходить на ще не надані (майбутні) послуги, наприклад, серпень
Якщо після закриття травня–липня залишається частина переплати, яка фактично стає передоплатою за серпневі послуги, то схема така:

• зменшуючі РК складаються до тих ПН, за якими зменшується сума компенсації (перерахунок тарифу) — на всю суму зменшення;
• в частині, що фактично «перетворюється» на аванс за серпень, потрібно мати ПН на передоплату за серпневі послуги.
  Якщо первинна ПН була складена на фактично отриману суму передоплати і після всіх перерахунків сума передоплати для майбутніх послуг не змінюється, то можна обмежитися нульовими РК, які лише змінюють ціну/кількість без зміни загальної суми (аналогія з електроенергією в консультації №14). Якщо ж загальна сума передоплати за майбутні послуги зменшується, то:
• на суму зменшення — зменшуючий РК;
• на фактичну суму переплати, яка залишається як аванс за серпень, має бути актуальна ПН на аванс (це може бути або «стара» ПН після нульових РК, або нова ПН, якщо стару вивели в мінус).

5. Чи нічого ви не упустили
Ключові моменти, які треба врахувати додатково:

• усі коригування робити через РК до конкретних ПН, а не «одним числом у декларації», що прямо випливає з ст. 192 ПКУ;
• слідкувати, щоб термін 1095 днів від дати ПН був дотриманий для можливості реєстрації РК (обмеження коригування до ПН випливає з підходу, описаного у профільних матеріалах щодо ст. 192 ПКУ);
• при зменшенні компенсації з ПДВ у продавця ПЗ зменшуються тільки після реєстрації РК покупцем, а у покупця податковий кредит має бути зменшений незалежно від реєстрації, згідно з п. 17 Порядку електронного адміністрування ПДВ, затвердженого постановою КМУ № 569-2014-п.

Рекомендація:
Опишіть у додатковій угоді й протоколах чіткий механізм: які періоди перераховуються, як саме переплати зараховуються в оплату майбутніх періодів, і побудуйте РК до ПН у тій самій логіці, щоб суми, дати і номенклатура в ПН/РК збігалися з договорами та актами.

Якщо потрібно, можу допомогти розкласти вашу конкретну ситуацію по місяцях і ПН/РК у вигляді таблиці.