Чи має новий директор право підписати акт виконаних робіт

Підписання електронних документів новим директором, які датовані періодом, коли директором була інша особа, не рекомендується.

Згідно з Законом України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29), електронний документ є офіційним тільки за наявності обов’язкових реквізитів, включаючи електронний підпис автора. Накладання електронного підпису завершує створення документа, і цей підпис має юридичну силу, прирівняну до власноручного підпису. Оригінал електронного документа повинен бути цілісним та справжнім, що підтверджується електронним підписом автора.

Водночас, Закон України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249) визначає, що кваліфікований електронний підпис має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Однак, це не означає, що новий директор може підписувати документи, датовані періодом роботи старого директора. Така практика може створити ризик визнання цих документів недійсними.

Особливо важливо враховувати, що електронний документ є офіційним лише тоді, коли підпис відповідає періоду, зазначеному в документі. Якщо акт, датований 15.07.2026 року, буде підписаний новим директором у серпні, це може викликати сумніви щодо його достовірності та відповідності законодавству.

Для уникнення юридичних ризиків, рекомендується, щоб усі документи, датовані періодом роботи старого директора, були підписані саме ним.

Варіанти виходу із ситуації:

• Зміна дати складання акта.

Переоформіть акт у програмі M.E.Doc поточним числом — наприклад, 07.08.2026. При цьому у самому тексті чи табличній частині акта зазначте: «Роботи виконано (послуги надано) у період з 01.07.2026 по 15.07.2026». У такому разі новий директор повністю правомірно підпише документ своїм КЕП.

• Підписання іншою уповноваженою особою

Якщо у компанії є заступник директора, комерційний директор чи інший працівник, який мав право підпису первинних документів як 15.07.2026, так і зараз (на підставі чинної довіреності чи статуту), цей документ може підписати він своїм КЕП. Головне, щоб саме його прізвище та посада були вказані в тексті акта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!