Відрядження: авансовий звіт чи реєстр документів для бухгалтерії

Не зовсім: якщо під час відрядження з корпоративної картки були і безготівкові розрахунки, і зняття готівки понад суму добових чи/або є оподатковуваний дохід, авансовий звіт працівник має складати; списання сум з корпоративної картки можна відображати як погашення заборгованості перед підзвітною особою, але за наявності та затвердженні авансового звіту з повним пакетом документів.

Обґрунтування

1. Коли авансовий звіт обов’язковий при використанні корпоративної картки Звіт про використання коштів/електронних грошей обов’язковий, якщо є оподатковуваний дохід або використано готівку понад суму добових, у тому числі зняту з платіжних інструментів, а форма і підстави звітування визначені п. 170.9 ст. 170 ПКУ. Якщо під час відрядження з корпоративної картки оплачувалися витрати (паливо, стоянка, готель тощо) та/або знімалася готівка на ці цілі, безпечним варіантом є подання авансового звіту за всіма витратами, оскільки саме за ним роботодавець підтверджує суму неоподатковуваних компенсаційних витрат.

2. Коли можна обмежитися лише реєстром документів Податкові норми дозволяють не подавати авансовий звіт, якщо під час відрядження всі розрахунки здійснювалися платіжними інструментами в межах суми добових і оподатковуваний дохід не виникає, про що прямо йдеться в п. 170.9 ст. 170 ПКУ. У такому разі роботодавець може організувати облік через внутрішній реєстр підтвердних документів, але це працює лише коли: 1) немає зняття готівки понад суму добових, 2) немає компенсації інших витрат працівнику, 3) немає оподатковуваних сум; інакше авансовий звіт потрібен обов’язково.

3. Погашення заборгованості по 372 рахунку за операціями з корпоративною карткою Витрати, оплачені з корпоративної картки (готівкою чи безготівково), можуть погашати заборгованість підприємства перед підзвітною особою за рахунком 372, але лише після затвердження авансового звіту з належними первинними документами, у тому числі виписками/відомостями щодо операцій карткою згідно з вимогами пп. 170.9.2 ПКУ. Тоді суми витрат відносять з кредиту 372 на відповідні рахунки витрат, а розрахунки з банком за корпоративною карткою відображаються через рахунки 313/333 без додаткового «подвійного» підзвітного боргу.

Рекомендація: у вашій ситуації, де були і готівкові, і карткові витрати, доцільно вимагати від працівника авансовий звіт з усіма чеками та банківською випискою по картці, а реєстр документів використовувати лише як внутрішній додаток до такого звіту.

Чітке оформлення авансового звіту з підтвердними документами мінімізує податкові ризики та дозволяє коректно закрити розрахунки за рахунком 372.