Як правильно нарахувати компенсацію за відпустку співробітника

Ні, у вашій ситуації компенсацію потрібно нарахувати не «якось умовно», а за загальними правилами: спочатку визначити, чи дійсно є 1 день невикористаної відпустки, а потім розрахувати середню зарплату виходячи з окладу на дату звільнення.

Обґрунтування

1. Чи є право хоча б на 1 день щорічної відпустки
Право на щорічну відпустку виникає пропорційно відпрацьованому часу, а її тривалість за неповний робочий рік визначають розрахунковим шляхом. Мінекономіки рекомендує використовувати алгоритм, коли:

• обчислюють кількість днів відпустки на 1 календарний день робочого року;
• множать її на кількість календарних днів стажу, що дає право на відпустку, з урахуванням того, що періоди відпустки без збереження зарплати за ст. 26 Закону про відпустки та за ст. 12 Закону № 2136 після 24.12.2023 до стажу не входять (ст. 9, ст. 26 Закону про відпустки, Закон № 3494-IX).
  У вас: працює з 16.01.2026, з лютого весь час у відпустці без збереження зарплати. До відпускного стажу входять лише календарні дні з 16.01.2026 до дати початку неоплачуваної відпустки. Якщо за цим періодом розрахунок дає ≥ 0,5 к.дн, за правилами математичного округлення працівник набуває право на 1 день щорічної відпустки, який і потрібно компенсувати. Законодавство не встановлює мінімального порога днів для виплати компенсації, тому навіть 1 день підлягає оплаті.

2. Як визначити середню зарплату для компенсації
Обчислення середньої зарплати для компенсації за невикористану відпустку проводять за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 №100. У розрахунковий період для компенсації беруть останні 12 календарних місяців перед місяцем виплати, а якщо працівник не має заробітку в цьому періоді, середню визначають із окладу або мінімальної зарплати, встановлених на момент виплати (п. 2, 4 Порядку № 100).
У вашій ситуації:

• фактично заробіток був лише в частині січня (після 16.01), далі – неоплачувана відпустка;
• у розрахунковому періоді фактичний дохід або відсутній, або він настільки малий, що за правилами Порядку №100 середню обчислюють з окладу (якщо в розрахунковому періоді немає повних календарних місяців із заробітком).
  Тоді середньоденну зарплату можна розрахувати так:
• умовний річний дохід = оклад (або МЗП, якщо оклад менший) × 12 місяців;
• середньоденна зарплата = умовний річний дохід / 365 календарних днів.
  Суму компенсації за 1 день = середньоденна зарплата × 1 день.

Рекомендація:
Перерахуйте точно кількість календарних днів, що входять до відпускного стажу з 16.01.2026 по день, що передує початку неоплачуваної відпустки, перевірте, що за формулою виходить 1 день щорічної відпустки, і далі застосуйте наведений вище спосіб із окладу на серпень 2026 року.