Чи обов'язково вказувати ПІБ великими літерами у наказі

Ні, відсутність реквізиту «місце складання» у типовій формі П-3 порушенням не буде, а вимога писати ПРІЗВИЩЕ великими літерами і ім’я та по батькові малими є обов’язковою для кадрових наказів, тому її краще дотримуватися.

Обґрунтування

1. Типова форма П-3 має рекомендаційний характер Типова форма наказу про надання відпустки № П-3, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, не зареєстрована в Мін’юсті, тому не є обов’язковою до застосування, а роботодавець може змінювати її зміст або взагалі використовувати власну форму наказу за умови коректного формулювання виду відпустки, періодів, кількості днів і підстави видачі наказу, зокрема згідно з наказом № 489 (наказом № 489). Відсутність окремого реквізиту «місце складання» у типовому бланку П-3 не є порушенням, якщо інші істотні реквізити наказу наявні.

2. Вимоги до оформлення кадрових наказів за ДСТУ 4163:2020 і Правилами № 1000/5 Кадрові накази (про прийняття, звільнення, відпустки) оформлюють з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020 щодо обов’язкових реквізитів, зокрема назви документа, дати, реєстраційного індексу, тексту, підпису тощо, а застосування цього стандарту є обов’язковим відповідно до Правил організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (Правил 1000/5). Якщо підприємство використовує типовий бланк П-3 і при цьому відсутній саме реквізит «місце складання», це не впливає на дійсність наказу, за умови що всі інші обов’язкові реквізити ДСТУ фактично відображені.

3. Оформлення ПІБ у кадрових наказах Відповідно до п. 7 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5, у розпорядчих документах з кадрових питань після дієслова у формі інфінітива («ПРИЙНЯТИ», «НАДАТИ», «ЗВІЛЬНИТИ» тощо) зазначаються великими літерами прізвище працівника, а малими – його ім’я та по батькові (п. 7 гл. 10 розд. II). Для наказів про відпустку це означає, що правильний варіант оформлення ПІБ – ПРІЗВИЩЕ великими літерами, ім’я та по батькові – малими, і закріпити саме такий підхід до написання ПІБ доцільно в Інструкції з діловодства підприємства.

Рекомендація:

Зафіксуйте у своїй Інструкції з діловодства, що при використанні форми П-3 застосовуються вимоги Правил № 1000/5 до написання ПІБ та інших реквізитів, а реквізит «місце складання» або не використовується, або за потреби дописується у власній модифікованій формі.

Дотримання таких підходів забезпечить коректність оформлення наказів про відпустку без порушень вимог до діловодства.