Коригування виплачених відпускних при остаточному розрахунку працівника

Ні, просто «зняти» зайві відпускні із серпневої зарплати без спецправил не можна, але їх потрібно відрахувати при звільненні як «перегуляну» відпустку та правильно показати у Д1 і 4ДФ.

Обґрунтування

1. Право на утримання за «перегуляну» відпустку тільки при звільненні У разі, коли працівник використав щорічну відпустку повної (або більшої) тривалості, а до кінця робочого року не відпрацював, відпускні за дні, на які він не набув права, потрібно відрахувати при звільненні із заробітку за ст. 22 Закону про відпустки. Утримання проводять лише при звільненні, а не «заднім числом» у місяцях, коли він ще працює.

2. Як визначити суму «зайвих» відпускних і провести їх у бухобліку
Алгоритм розрахунку:

1. Визначити кількість днів відпустки, на які працівник НАБУВ право за фактично відпрацьований період до 06.08.2026 (за методикою, аналогічною прикладу зі ст. 10 Закону про відпустки).
2. Порівняти з фактично використаними 15 календарними днями.
3. Різниця = кількість днів «перегуляної» відпустки.
4. Помножити раніше визначену середню зарплату (за якою були НАРАХОВАНІ відпускні в липні) на кількість цих «зайвих» днів.
5. Отриману суму показати як відсторнування відпускних.

У бухобліку (як у прикладі з зайвими відпускними) цю суму показують методом «червоне сторно» або зі знаком «мінус» за тими ж рахунками, по яких нараховували відпускні (Дт 471 Кт 661 або Дт витрат Кт 661), при цьому зменшують дохід працівника на суму утримання. Такий підхід описаний як загальне правило у ст. 22 Закону про відпустки та деталізований у прикладі: спочатку розрахували середню, відпускні, а при звільненні відрахували частину відпускних за невідпрацьовану частину року за тією ж середньою.

3. Відображення відсторнованих відпускних у Додатку Д1 Сторновані відпускні відображають у тому звітному періоді, коли проводять відсторнування, з від’ємним значенням. Порядок заповнення Податкового розрахунку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, дозволяє показувати від’ємні значення сторнованих відпускних у Д1 зі знаком «мінус». У розрахунку за місяць звільнення:

• у Д1 потрібно:
  • в окремому рядку зазначити суму відсторнованих відпускних зі знаком «мінус» у графах 16 і 17;
  • у графі 09 – код типу нарахувань «10»;
  • у графі 10 – місяць і рік, за який РАНІШЕ були нараховані відпускні (липень 2026);
  • у графі 20 – ЄСВ зі знаком «мінус», що припадає на ці відпускні.

4. Відображення сторнованих відпускних у Додатку 4ДФ У додатку 4ДФ відсторновану суму відпускних показують в одному рядку із зарплатою за місяць звільнення з ознакою доходу «101», але загальна сума доходу за рядком враховує суму зі знаком «мінус» (тобто зарплата за серпень мінус «зайві» відпускні). Для ЄСВ при цьому також може знадобитись донарахування до МЗП за попередній місяць, якщо після сторнування база за цей місяць (липень) стала меншою за мінімальну зарплату, і тоді додаткову базу ЄСВ показують у Д1 з типом нарахувань «14» та зазначенням відповідного місяця у графі 10.

Рекомендація: у вашому випадку 06.08.2026 розрахуйте точну кількість днів, на які працівник набув право, визначте кількість «зайвих» днів, відсторнуйте відповідну суму відпускних і покажіть її у серпневому Податковому розрахунку за правилами для від’ємних відпускних у Д1 та 4ДФ.