Зміни в окладах охоронників: як відобразити в документах

Так, потрібно внести зміни до штатного розпису і оформити підвищення окладів охоронникам окремим розпорядчим документом, а також письмово повідомити цих працівників до запровадження нових умов оплати праці.

Обґрунтування

1. Підвищення окладу є зміною істотних умов праці Підвищення посадового окладу змінює розмір оплати праці, а отже є зміною істотних умов праці, щодо яких має бути досягнута згода сторін трудового договору, зокрема за статтями 9‑1, 21, 97 та частиною 3 статті 32 КЗпП, а в умовах воєнного стану працівника потрібно повідомити до запровадження нових умов оплати праці згідно з частиною 2 статті 3 Закону № 2136-IX. Закон не встановлює фіксований строк повідомлення при воєнному стані, але вимагає зробити це до дати фактичного підвищення.

2. Зміни до штатного розпису є обов’язковими Оклад за посадою фіксується у штатному розписі, тому при підвищенні окладів окремим працівникам або окремим посадам слід внести зміни до чинного штатного розпису, а не тримати в ньому старі суми. Для цього:

   • видають наказ про внесення змін до штатного розпису, де чітко зазначають, що з 01.07.2026 підвищуються посадові оклади за посадою «охоронник» (або конкретно по розрядах/категоріях, якщо відрізняються);
   • розробляти новий штатний розпис «з нуля» не обов’язково, достатньо наказу про зміни.

3. Документи, які доцільно оформити Для юридично коректного оформлення підвищення окладів охоронникам, коли іншим працівникам оклади не змінюються, доцільно підготувати:

   • наказ про внесення змін до штатного розпису (із зазначенням старого та нового розміру окладу, дати 01.07.2026, переліку посад охорони);
   • індивідуальні накази про підвищення окладу охоронникам або окремі письмові повідомлення про підвищення окладу, з якими працівників ознайомлюють під підпис;
   • за наявності письмових трудових договорів – додаткові угоди про зміну розміру оплати праці, які зберігаються разом з договорами.

4. Спосіб повідомлення працівників визначає роботодавець Трудове законодавство не встановлює єдиної форми чи способу повідомлення про покращення умов трудового договору, тому роботодавець може обрати:

   • окреме письмове повідомлення про підвищення окладу під підпис;
   • або ознайомлення під підпис з індивідуальним наказом про підвищення окладу як кадровим наказом тривалого строку зберігання. У будь-якому разі важливо, щоб була письмова фіксація факту та дати ознайомлення.

5. Ознайомлення з кадровими наказами під підпис Кадрові накази, які стосуються конкретних працівників (у тому числі про встановлення нових окладів), належать до розпорядчих документів з особового складу, з якими згаданих у них осіб обов’язково ознайомлюють під підпис, як це передбачено пунктом 11 глави 10 розділу ІІ Правил № 1000/5. Це дозволяє підтвердити, що працівники були повідомлені до запровадження нових умов оплати праці.

Формулювання підстави у наказі про зміни до штатного розпису можна зробити нейтральним, наприклад: «У зв’язку з переглядом умов оплати праці та з метою підвищення рівня матеріального стимулювання працівників служби охорони підвищити з 01.07.2026 посадові оклади за посадою “охоронник”…».