Необхідність уточнення умов оренди для правильного бухгалтерського обліку

Не зовсім, сам договір оренди без строків оплати, реквізитів та первинки є недостатнім для бухобліку, тож треба мати окремий первинний документ і бажано додаткову угоду до договору.

Обґрунтування

1. Який первинний документ потрібен орендарю
Первинним документом має бути акт наданих послуг або інший документ, що фіксує нараховану орендну плату за період, наприклад щомісячну чи річну «Відомість нарахування орендної плати». Такий документ повинен містити всі обов’язкові реквізити первинного документа, визначені у ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV, зокрема дату, зміст операції, суму, підписи відповідальних осіб.

2. Чи обов’язково це має бути акт від фізособи
Якщо договором не передбачено актів від орендодавця, орендар може складати власний первинний документ у довільній формі (самоакт або відомість нарахування), але з усіма реквізитами, передбаченими ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV. Такий документ буде підставою для відображення витрат та нарахування ПДФО і військового збору.

3. Чи потрібно укладати додаткову угоду до договору
Доцільно укласти додаткову угоду і прописати:

• строки оплати (наприклад, раз на рік до певної дати або щомісяця);
• банківські реквізити орендодавця;
• форму первинного документа (акт / відомість), яким сторони підтверджують нарахування орендної плати;
• що орендар є податковим агентом і з орендної плати утримує ПДФО та військовий збір відповідно до пп. 170.1.1 Податкового кодексу України.
  Це не є обов’язковою умовою для виникнення обов’язку зі сплати податків, але зменшує спірні ситуації з контрагентом і податковою.

4. Оподаткування орендної плати у вашій ситуації
Податковим агентом щодо доходу фізособи від оренди сільгоспземлі є орендар, а об’єкт оподаткування визначається з суми орендної плати, зазначеної в договорі, але не менше мінімальної суми орендного платежу, встановленої законодавством з питань оренди землі (пп. 170.1.1 ст. 170 Податкового кодексу України). Орендар нараховує та утримує з 20 000 грн ПДФО та військовий збір і відображає дохід фізособи у додатку 4ДФ з ознакою 195.

Рекомендація:
Складіть внутрішню «Відомість нарахування орендної плати» щомісяця або раз на рік як первинний документ, а паралельно оформіть додаткову угоду до договору, щоб закріпити строки оплати, реквізити орендодавця та форму закривальних документів.

Правильне оформлення первинних документів і додаткової угоди забезпечить як податкову безпеку, так і коректний бухоблік орендної операції.