Використання пального: шляховий лист без залишків пального допустимий

Ні, лише зазначення нормативної витрати пального без відображення залишків пального в баку на початок і кінець періоду є дуже ризикованим. Такий шляховий (маршрутний) лист не підтверджує фактичне використання пального, а тому може бути визнаний недостатнім первинним документом під час податкової перевірки.(він фактично в такому разі є лише журналом поїздок, але не містить відомостей про рух товарно матеріальних цінностей, яким є пальне)

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які повинні містити достовірні відомості про господарську операцію та підтверджувати факт її здійснення.

Під час експлуатації автомобіля таким підтвердженням є не лише маршрут руху та розрахунок нормативної витрати пального, а й дані, які дають можливість визначити фактичний рух паливно-мастильних матеріалів. Саме залишок пального на початок періоду, обсяг отриманого (заправленого) пального та залишок на кінець періоду дозволяють визначити фактичну витрату пального.

Фактична витрата визначається за формулою:

Фактична витрата = залишок пального на початок + заправлено − залишок пального на кінець.

Норма витрати пального використовується для контролю та порівняння із фактичним використанням, але сама по собі не підтверджує, що саме така кількість пального була реально використана у господарській діяльності.

Відповідно до пункту 44.1 статті 44 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text показники податкової звітності повинні ґрунтуватися на належним чином оформлених первинних документах. Якщо шляховий лист не містить відомостей про фактичний рух пального, контролюючий орган може поставити під сумнів документальне підтвердження його використання.

У такому випадку існують такі податкові ризики:

невизнання використання пального у господарській діяльності;
для платників ПДВ — нарахування компенсуючих податкових зобов'язань відповідно до пункту 198.5 статті 198 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text;
визнання вартості пального додатковим благом працівника відповідно до підпункту «а» підпункту 164.2.17 статті 164 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.
У такому разі виникає обов'язок нарахувати:

ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до пункту 164.5 статті 164 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text;
військовий збір за ставкою 5 %.
Наприклад, якщо вартість пального становить 1 000 грн:

База оподаткування ПДФО = 1 000 × 1,219512 = 1 219,51 грн.

ПДФО = 1 219,51 × 18 % = 219,51 грн.

Військовий збір = 1 000 × 5 % = 50 грн.

Щоб мінімізувати ризики під час податкової перевірки, у формі шляхового (маршрутного) листа доцільно передбачити:

показники одометра на початок і кінець поїздки;
маршрут руху та мету поїздки;
залишок пального в баку на початок періоду;
кількість заправленого пального із посиланням на підтвердні документи;
залишок пального в баку на кінець періоду;
фактичну витрату пального та її порівняння із затвердженими на підприємстві нормами.

Однак, якщо мова про минулі подіїї і подрожні листи вже оформлені саме таким чином - без залишків,

можливо спробувати виправити ситуацію наступним чином: Згідно з Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 підприємство самостійно розробляє форму первинних документів та затверджує правила документообігу.

Слід розробити та затвердити порядок обліку, при якому господарська операція підтверджується комплексом документів:

Документ водія (Маршрутний лист / Звіт водія): водій заповнює лише ті дані, які він безпосередньо контролює — дата, маршрут, мета поїздки, показники спідометра (на початок і кінець зміни/періоду), пробіг у кілометрах та обсяг заправленого пального (із додаванням чеків АЗС, талонів чи відомостей).
Документ бухгалтерії (Відомість розрахунку / Акт на списання пального): бухгалтер (або відповідальна особа/механік) переносить дані про пробіг та заправляння до розрахункової відомості. Вже у цьому документі математично розраховується та фіксується рух пального за балансовим методом: Залишок на кінець = Залишок на початок + Отримано (за чеками водія) − Витрачено (за нормою на пробіг)

Для визнання такого порядку подвтковою перевіркою має бути:

1) наказ керівника та завердження порядку

2) безперервність ведення бухгалтерією залишків пального в окремій відомості по кожному ТЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!