Чи можливе списання пального без показників одометра у ТТН

Ні, такий підхід є дуже ризикованим. Хоча підприємство має право самостійно розробити форму шляхового (маршрутного) листа, відсутність показників одометра на початок і кінець поїздки не дає можливості підтвердити фактичний пробіг автомобіля. Лише маршрут і розрахункова кількість кілометрів, як правило, не є достатнім підтвердженням для списання пального, тому відстояти такий документ під час податкової перевірки буде вкрай складно.

Відповідно до частини другої статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ повинен містити відомості про господарську операцію та підтверджувати її здійснення. Для списання пального таким підтвердженням є не лише зазначений маршрут, а й дані, які дозволяють встановити фактичний пробіг транспортного засобу. Саме показники одометра (спідометра) на початок і кінець поїздки підтверджують, що автомобіль дійсно пройшов відповідну відстань.

Якщо у шляховому листі буде зазначено лише маршрут та розрахункову кількість кілометрів без показників одометра, контролюючий орган може дійти висновку, що фактичне використання автомобіля документально не підтверджене. У такому разі існує ризик, що списане пальне буде розцінене як використане не в господарській діяльності або для особистих потреб працівника.

У такій ситуації вартість використаного пального може бути визнана додатковим благом працівника відповідно до підпункту «а» підпункту 164.2.17 статті 164 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Тоді підприємству доведеться нарахувати:

ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до пункту 164.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text;
військовий збір за ставкою 5 %.
Наприклад, якщо вартість безпідставно списаного пального становить 1 000 грн:

База оподаткування ПДФО = 1 000 × 1,219512 = 1 219,51 грн.

ПДФО = 1 219,51 × 18 % = 219,51 грн.

Військовий збір = 1 000 × 5 % = 50 грн.

Якщо підприємство є платником ПДВ, додатково виникає ризик нарахування компенсуючих податкових зобов'язань відповідно до підпункту «г» пункту 198.5 статті 198 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, оскільки без належного документального підтвердження неможливо довести використання пального в господарській діяльності.

Попри те, що обов'язкові типові форми шляхових листів скасовано, підприємство повинно використовувати первинний документ, який дозволяє підтвердити реальність господарської операції. Саме тому відсутність показників одометра є однією з найпоширеніших підстав для невизнання витрат на паливо під час податкових перевірок.

Щоб мінімізувати податкові ризики, доцільно передбачити у формі шляхового (маршрутного) листа такі реквізити:

показники одометра на початок поїздки;
показники одометра на кінець поїздки;
фактичний пробіг, визначений як різниця між показниками одометра;
маршрут руху;
дані про рух пального (залишок на початок, заправку, витрату за нормою, фактичну витрату та залишок на кінець).

Раді допомогти, звертайтесь ще!